Berapa lama Microsoft Teams menyimpan chat Anda? Tergantung siapa yang memasang pengatur waktunya

Ketika University of Waterloo memberlakukan aturan baru Microsoft Teams pada 19 Agustus 2025, kampus itu memberi tahu stafnya apa yang akan mereka lihat: sebaris tulisan di bagian atas chat yang berbunyi "Kami telah menghapus pesan lama karena kebijakan retensi organisasi Anda" (We've deleted older messages due to your organization's retention policy). Semua pesan chat yang berumur lebih dari 90 hari akan hilang, dan "tidak akan dapat dipulihkan."

Banner itulah jawaban jujur atas pertanyaan yang diketik orang di mesin pencari setiap hari: berapa lama Microsoft Teams menyimpan chat saya? Teams sendiri tidak punya batas waktu yang tetap. Organisasi Anda yang menentukannya, dan rentangnya sangat lebar. Kami membaca kebijakan yang dipublikasikan dua belas universitas dan lembaga publik, dan mendapati riwayat chat dihapus setelah jangka waktu mulai dari tujuh hari hingga 400 hari, dengan 30 hari sebagai pilihan paling umum.

Artikel ini membahas apa yang dilakukan Microsoft secara default, apa yang sebenarnya dipilih organisasi (lengkap dengan sumbernya), apa arti "dihapus" yang sebenarnya di balik layar, dan apa yang bisa Anda lakukan jika sebuah percakapan penting bagi Anda.

Jawaban singkat

• Teams pribadi (versi gratis, teams.live.com): tidak ada penghapusan otomatis. Chat Anda tetap ada sampai Anda menghapusnya atau akun Microsoft Anda ditutup.
• Teams kantor atau sekolah tanpa kebijakan retensi: chat disimpan tanpa batas waktu. Tidak ada yang kedaluwarsa dengan sendirinya.
• Teams kantor atau sekolah dengan kebijakan retensi: chat dihapus setelah jangka waktu yang ditetapkan tim TI atau tim pengelola arsip Anda. Dalam kebijakan yang dipublikasikan di bawah ini, rentangnya 7 hingga 400 hari.
• Postingan saluran hampir selalu diperlakukan berbeda dari chat, dan biasanya disimpan jauh lebih lama.

Jika Anda melihat banner "Kami telah menghapus pesan lama", organisasi Anda memiliki kebijakan penghapusan. Umur pesan tertua yang masih terlihat di chat yang ramai bisa menjadi petunjuk yang cukup baik tentang panjang periodenya.

Default Microsoft: simpan semuanya

Dalam kondisi bawaan, Teams tidak membuang pesan. Dalam dokumentasi Microsoft, penghapusan adalah sesuatu yang harus disiapkan administrator melalui kebijakan retensi, untuk saat "Anda perlu menghapus pesan Teams karena alasan kepatuhan." Sebelum ada yang melakukannya, chat tidak kedaluwarsa. Dua lembaga publik menyatakannya terus terang ketika mengubah haluan. Chief Records Officer Pemerintah British Columbia menulis dalam memo tahun 2021 bahwa Teams diluncurkan di seluruh jajaran pemerintahan pada April 2020 tanpa kebijakan retensi atau penghapusan, sehingga "semua catatan chat disimpan tanpa batas waktu." University of Ottawa menyampaikan hal yang hampir sama pada Desember 2023.

Kedua pemberitahuan itu menceritakan kisah yang sama dari masa pandemi: Teams diaktifkan terburu-buru pada 2020, pembahasan soal pengelolaan arsip dilewati, dan topik itu baru muncul kembali setelah chat informal bertahun-tahun menumpuk. Beberapa kebijakan dalam tabel di bawah lahir dari masa mengejar ketertinggalan itu.

Apa yang sebenarnya dipilih organisasi

Kami mencari organisasi yang mencantumkan periode retensi chat Teams di halaman publik, dan hanya mempertahankan yang dokumen primernya bisa kami baca sendiri. Inilah ketentuan mereka untuk chat empat mata dan chat grup.

Beberapa hal menonjol.

Tiga puluh hari adalah jawaban default. Lima dari dua belas organisasi memilihnya, termasuk seluruh BC public service dan setiap pegawai Sacramento County, yang kebijakannya menambahkan bahwa tidak ada opsi retensi yang diperpanjang. Para pengelola arsip menyukai 30 hari karena cukup untuk pencarian khas "minggu lalu kita sepakat apa?" dan nyaris tidak lebih dari itu.

Pemerintah memilih periode lebih pendek daripada universitas. Dua periode terpendek dimiliki lembaga publik. Department of Ecology di Washington memberi tahu stafnya bahwa WaTech, lembaga TI negara bagian, telah mengatur chat agar dihapus setelah tujuh hari, dan bahwa chat "memang dimaksudkan bersifat sementara." Universitas berkumpul di antara 90 hari dan satu tahun, sebagian karena satu semester itu panjang. Ottawa memilih 150 hari karena angka itu "setara dengan satu semester."

Tidak semua organisasi menghapus. Basis pengetahuan TI Michigan State University menyebutkan bahwa secara default pesan chat Teams di sana "akan selalu tetap terlihat," dengan retensi yang lebih pendek tersedia atas permintaan. Johns Hopkins juga menunjukkan bahwa kebijakan semacam ini bisa dibatalkan. Pada Juli 2026, universitas itu mengumumkan bahwa chat akan dihapus setelah 90 hari mulai 15 Oktober; catatan editor di halaman yang sama menyebutkan bahwa pada 29 Juli, menanggapi masukan pengguna, Johns Hopkins IT memutuskan inisiatif penghapusan itu "tidak akan dilanjutkan untuk saat ini." Kami tidak memasukkan Johns Hopkins dan Michigan State ke dalam grafik karena keduanya saat ini tidak menghapus chat berdasarkan jadwal tetap.

Sebagian kebijakan menjangkau lebih dari Teams. Aturan satu tahun UC Irvine juga mencakup Google Chat dan chat Zoom. Aturan Oregon berlaku untuk Teams, Zoom, dan Skype for Business. Aturan 30 hari Vancouver Island University secara eksplisit mencakup chat dengan bot dan interaksi dengan Microsoft 365 Copilot.

Catatan soal data: ini adalah sampel organisasi yang mempublikasikan aturannya, bukan survei terhadap seluruh pelanggan Microsoft 365. Institusi publik terwakili secara berlebihan karena merekalah yang mengumumkan perubahan semacam ini secara terbuka. Sebagian besar perusahaan swasta tidak pernah mempublikasikan pengaturan mereka sama sekali.

Mengapa organisasi sampai menghapus chat

Alasan dalam pemberitahuan-pemberitahuan ini sangat konsisten, dan asalnya dari pengelolaan arsip, bukan dari TI.

Gagasan intinya adalah arsip sementara (transitory record): informasi yang nilainya hanya jangka pendek, seperti panggilan telepon atau obrolan di lorong. Jadwal retensi arsip umumnya mengizinkan organisasi membuang materi sementara setelah tujuannya terpenuhi. Beberapa institusi menempatkan chat Teams dalam kategori itu. Memo BC menyebut penghapusan otomatis "seharusnya menghindarkan kebutuhan untuk 'menahan' informasi sementara tanpa perlu." Waterloo lebih blak-blakan: pesan chat "tidak dimaksudkan untuk disimpan."

Lalu ada soal risiko. Setiap pesan yang disimpan organisasi bisa diminta, ditelusuri, dan diserahkan. Buletin Ecology di Washington mengingatkan staf bahwa chat bisa menjadi objek permintaan informasi publik, proses discovery dalam litigasi, dan investigasi internal, serta meminta mereka untuk "menganggap apa pun yang Anda masukkan ke Chat, termasuk meme dan stiker, bisa dilihat publik." Data yang sudah tidak ada juga tidak mungkin bocor saat terjadi pembobolan, dan UFV mencantumkannya sebagai salah satu alasan, di samping biaya penyimpanan.

Masalahnya dijelaskan gamblang dalam pemberitahuan BC maupun Ottawa: "isi pesan chat-lah yang menentukan apakah pesan itu bersifat sementara, bukan bentuknya." Keputusan, persetujuan, atau keluhan yang disampaikan lewat chat bisa menjadi arsip sungguhan. Menghapus chat dengan pengatur waktu hanya berhasil jika orang memindahkan bagian penting ke tempat permanen lebih dulu, dan justru langkah itulah yang sering terlupa.

Apa arti "dihapus setelah 30 hari" di balik layar

Bagian yang terlihat sederhana: setelah periode retensi berakhir, pesan menghilang dari aplikasi. Di sisi back end, prosesnya lebih rumit, dan itu menjelaskan beberapa hal yang membingungkan pengguna. Semua yang berikut bersumber dari dokumentasi Microsoft, Pelajari tentang retensi untuk Teams.

Teams menyimpan pesan di layanan chat berbasis Azure. Untuk keperluan kepatuhan, Teams juga menyalin setiap pesan chat ke folder tersembunyi di kotak surat Exchange milik setiap orang dalam chat tersebut; pesan saluran masuk ke kotak surat grup milik tim. Kebijakan retensi bekerja pada salinan di kotak surat itu.

Ketika sebuah pesan melewati periode retensinya, sebuah timer job Exchange (yang menurut Microsoft "biasanya memerlukan 1-7 hari untuk berjalan") memindahkannya ke folder tersembunyi bernama SubstrateHolds. Saat itu Teams diperintahkan untuk menghapusnya, dan pesan pun lenyap dari aplikasi. Pesan itu tetap berada di SubstrateHolds setidaknya satu hari lagi dan dihapus permanen saat job berikutnya berjalan. Contoh dari Microsoft sendiri: kebijakan yang diatur untuk menghapus setelah satu hari bisa memerlukan hingga 16 hari sebelum pesan benar-benar hilang dan tidak lagi muncul dalam pencarian eDiscovery.

Ada tiga konsekuensi yang perlu diketahui.

Hitungan dimulai sejak pesan dikirim. Retensi didasarkan pada tanggal pembuatan, bukan pada kapan chat terakhir aktif. Utas berumur dua tahun yang dibalas seseorang kemarin tetap kehilangan semua pesan yang lebih tua dari batasnya.

Hold menyimpan salinan yang tidak bisa Anda lihat. Jika kotak surat berada dalam litigation hold, eDiscovery hold, atau kebijakan retensi lain yang menyimpan data, Microsoft menyatakan bahwa pesan "tidak akan lagi terlihat di aplikasi Teams tetapi akan tetap dapat ditemukan dengan eDiscovery." Jadi "hilang dari layar saya" dan "hilang" bukan hal yang sama. Pemberi kerja Anda mungkin masih bisa menyerahkan pesan yang sudah tidak bisa Anda baca.

Organisasi paling ketat dalam chat yang menang, setidaknya di layar. Saat kebijakan retensi menghapus sebuah pesan, Teams menghapusnya "untuk semua pengguna dalam percakapan," termasuk orang dari organisasi lain yang kebijakannya lebih panjang atau bahkan tidak punya kebijakan sama sekali. Microsoft punya artikel pemecahan masalah khusus untuk kejutan semacam ini. UC Irvine memperingatkan stafnya secara langsung: jika siapa pun dalam chat memiliki kebijakan yang lebih ketat, periode yang lebih pendek itulah yang berlaku. Jika Anda chat dengan organisasi mitra yang menghapus setelah 30 hari, sisi percakapan Anda pun akan hilang dari pandangan setelah 30 hari, meski pemberi kerja Anda sendiri menyimpan semuanya.

Beberapa detail lain dari dokumentasi yang sama: file yang dibagikan dalam chat tidak tercakup retensi chat Teams (file itu berada di OneDrive pengirim dan mengikuti aturannya, itulah sebabnya beberapa pemberitahuan di atas memberi tahu staf bahwa file yang mereka bagikan tidak akan tersentuh). Cuplikan kode, memo suara yang direkam di aplikasi seluler, dan reaksi emoji dari orang lain sama sekali tidak disimpan oleh retensi. Dan ketika Anda menghapus pesan Anda sendiri, pesan itu langsung hilang dari aplikasi tetapi baru dipindahkan ke SubstrateHolds setelah 21 hari.

Saat Anda meninggalkan organisasi

Berhenti kerja atau lulus adalah saat kebanyakan orang menyadari betapa kecil kendali yang mereka miliki. Begitu akun kantor atau sekolah Anda dinonaktifkan, Anda kehilangan akses ke Teams, dan bersamanya semua chat. Apa yang terjadi pada data setelah itu bergantung pada mantan pemberi kerja Anda. Jika Anda tercakup kebijakan retensi yang menyimpan pesan Teams, menurut Microsoft kotak surat Anda menjadi kotak surat tidak aktif dan chat tetap bisa ditelusuri oleh tim kepatuhan organisasi. Tanpa kebijakan itu, data pada akhirnya dihapus bersama akunnya. Kebijakan Sacramento County, misalnya, menyimpan kotak surat pegawai yang diberhentikan selama 90 hari kecuali departemennya meminta perpanjangan.

Orang-orang lain dalam chat Anda tetap memegang salinan mereka, dengan tunduk pada aturan retensi yang sama. Anda tidak.

Microsoft tidak menyediakan tombol bawaan "ekspor chat saya" bagi pengguna kantor dan sekolah biasa; ekspor data Teams organisasi adalah fungsi admin dan kepatuhan. Jika Anda berencana pindah, baca panduan kami tentang mengekspor chat Teams sebelum berhenti kerja, dan lakukan sebelum hari terakhir Anda, bukan sesudahnya.

Teams pribadi lain ceritanya

Versi Teams gratis untuk pribadi (di teams.live.com, masuk dengan akun Microsoft pribadi) tidak punya organisasi, jadi tidak ada kebijakan retensi. Chat tetap ada sampai Anda menghapusnya.

Cara utama kehilangan chat adalah kehilangan akunnya. Kebijakan aktivitas akun Microsoft menyebutkan bahwa Microsoft dapat menutup akun Microsoft yang tidak digunakan selama dua tahun. Microsoft juga menyediakan ekspor resmi untuk Teams pribadi: Anda mengajukannya di halaman ekspor, menunggu hingga siap, lalu mengunduh arsip yang berisi pesan-pesan Anda dalam bentuk file JSON, yang lengkap tetapi tidak enak dibaca.

Cara mengetahui aturan organisasi Anda sendiri

• Cari banner-nya. Tulisan "Kami telah menghapus pesan lama karena kebijakan retensi organisasi Anda" di bagian atas chat berarti ada kebijakan penghapusan yang aktif.
• Periksa pesan tertua di chat yang sudah lama berjalan. Jika tidak ada yang lebih tua dari kira-kira sebulan, atau kira-kira setahun, Anda sudah mendapat jawabannya.
• Cari "retensi chat Teams" di intranet atau situs bantuan TI Anda. Banyak organisasi mempublikasikannya, seperti terlihat dari tabel di atas.
• Tanyakan ke tim TI atau pengelola arsip Anda. Mereka juga bisa memberi tahu apakah postingan saluran mengikuti aturan yang berbeda, dan hampir selalu begitu.

Menyimpan yang penting

Jika organisasi Anda menghapus chat, saran resmi di hampir setiap pemberitahuan yang kami baca sama saja: pindahkan apa pun yang merupakan arsip sungguhan ke saluran, situs SharePoint, atau sistem arsip organisasi. Itu jawaban yang tepat untuk keputusan kerja, dan informasinya tetap berada di tempat yang bisa ditemukan rekan kerja.

Kadang Anda butuh salinan sendiri: perselisihan dengan atasan, pengaduan pelecehan, bukti sebuah kesepakatan, atau sekadar percakapan bertahun-tahun dengan rekan kerja yang tak akan bekerja dengan Anda lagi. Menyalin dan menempel utas panjang itu lambat, dan tanggal serta nama ikut hilang. Celah itulah yang ingin diisi oleh Chat Exporter for Teams buatan kami. Ini adalah ekstensi Chrome yang membaca chat Anda sendiri di aplikasi web Teams (akun kantor, sekolah, maupun pribadi) dan menyimpannya sebagai PDF, Excel/CSV, teks, HTML, atau JSON, tanpa perlu hak admin. Ekstensi ini juga bisa menghasilkan PDF bertanggal dengan sidik jari SHA-256, yang membantu menunjukkan bahwa file tidak diubah sejak diekspor; panduan kami tentang menyimpan chat Teams sebagai bukti menjelaskan caranya. Ekstensi ini hanya bisa mengekspor apa yang masih terlihat oleh Anda, jadi ia berguna sebelum kebijakan retensi menghapus pesan, bukan sesudahnya.

Satu peringatan: chat kerja adalah milik pemberi kerja Anda, dan sebagian organisasi membatasi penyalinannya. Periksa kebijakan penggunaan yang dapat diterima dan kebijakan arsip sebelum mengekspor percakapan kerja, dan perlakukan pesan orang lain dengan hati-hati.

Kata akhir soal retensi

Teams tidak melupakan apa pun dengan sendirinya. Manusialah yang melupakan, lewat pengaturan yang dipilih seseorang di bagian TI, biasanya dengan alasan yang baik, sering kali disertai pemberitahuan singkat yang hanya dibaca sekilas oleh sebagian besar staf. Jika Anda mengandalkan riwayat chat, cari tahu pengaturan Anda sekarang, selagi masih ada yang bisa diselamatkan.