Hoe lang bewaart Microsoft Teams je chats? Dat hangt af van wie de timer heeft ingesteld

Toen de University of Waterloo op 19 augustus 2025 haar nieuwe Microsoft Teams-regel inschakelde, waarschuwde ze het personeel wat ze te zien zouden krijgen: een regel boven aan hun chats met de tekst “We hebben oudere berichten verwijderd vanwege het bewaarbeleid van je organisatie” (in het Engels: “We've deleted older messages due to your organization's retention policy.”). Elk chatbericht ouder dan 90 dagen zou verdwijnen, en het zou “niet meer te herstellen” zijn.

Die banner is het eerlijke antwoord op een vraag die dagelijks in zoekmachines wordt getypt: hoe lang bewaart Microsoft Teams mijn chats? Teams zelf hanteert geen vaste termijn. Je organisatie kiest er een, en de verschillen zijn enorm. We lazen het gepubliceerde beleid van een twaalftal universiteiten en overheidsinstanties en zagen chatgeschiedenissen verdwijnen na alles tussen zeven en 400 dagen, met 30 dagen als meest gekozen termijn.

Dit artikel behandelt wat Microsoft standaard doet, wat organisaties in de praktijk kiezen (met bronnen), wat “verwijderd” achter de schermen echt betekent en wat je kunt doen als een gesprek belangrijk voor je is.

Het korte antwoord

• Persoonlijk Teams (de gratis versie, teams.live.com): geen automatische verwijdering. Je chats blijven staan tot je ze zelf verwijdert of je Microsoft-account wordt opgeheven.
• Teams met een werk- of schoolaccount, zonder ingesteld bewaarbeleid: chats worden onbeperkt bewaard. Niets verloopt vanzelf.
• Teams met een werk- of schoolaccount, met bewaarbeleid: chats worden verwijderd na de termijn die je IT-afdeling of archiefteam heeft ingesteld. In het gepubliceerde beleid hieronder loopt dat uiteen van 7 tot 400 dagen.
• Kanaalberichten worden bijna altijd anders behandeld dan chats, en meestal veel langer bewaard.

Zie je de banner “We hebben oudere berichten verwijderd”, dan heeft je organisatie een verwijderbeleid. De leeftijd van het oudste nog zichtbare bericht in een drukke chat geeft een redelijke indicatie van de termijn.

Microsofts standaard: alles bewaren

Standaard gooit Teams geen berichten weg. In de documentatie van Microsoft is verwijderen iets wat een beheerder met een bewaarbeleid moet instellen, voor als “je Teams-berichten om nalevingsredenen moet verwijderen”. Zolang niemand dat doet, verlopen chats niet. Twee overheidsinstanties zeiden het onomwonden toen ze van koers veranderden. De Chief Records Officer van British Columbia schreef in een memo uit 2021 dat Teams in april 2020 binnen de hele overheid was uitgerold zonder bewaar- of verwijderbeleid, waardoor “alle chatgegevens onbeperkt werden bewaard”. De University of Ottawa zei in december 2023 vrijwel hetzelfde.

Beide mededelingen vertellen hetzelfde verhaal uit de pandemietijd: Teams werd in 2020 haastig aangezet, het gesprek over archiefbeheer werd overgeslagen en kwam pas terug toen zich jaren aan informele chats hadden opgestapeld. Een aantal van de regelingen in de tabel hieronder stamt uit die inhaalslag.

Wat organisaties in de praktijk kiezen

We zochten naar organisaties die hun bewaartermijn voor Teams-chats op een openbare pagina vermelden, en hielden alleen die over waarvan we het oorspronkelijke document zelf konden lezen. Dit zeggen ze over één-op-één- en groepschats.

Een paar dingen vallen op.

Dertig dagen is het standaardantwoord. Vijf van de twaalf kozen ervoor, onder wie de volledige overheidsdienst van British Columbia en alle medewerkers van Sacramento County, waar het beleid er nog bij zegt dat langer bewaren niet mogelijk is. Archiefbeheerders houden van 30 dagen omdat dat de gebruikelijke vraag “wat hadden we vorige week ook alweer afgesproken?” afdekt, en weinig meer.

Overheden kiezen kortere termijnen dan universiteiten. De twee kortste termijnen zijn van overheidsinstanties. Het Department of Ecology van Washington liet zijn personeel weten dat WaTech, de IT-dienst van de staat, chats na zeven dagen laat verwijderen, en dat chats “van nature bedoeld zijn als vluchtig”. Universiteiten zitten meestal tussen 90 dagen en een jaar, deels omdat een semester lang duurt. Ottawa koos 150 dagen omdat dat “gelijkstaat aan één semester”.

Niet elke organisatie verwijdert. Volgens de IT-kennisbank van Michigan State University blijven Teams-chatberichten daar standaard “altijd zichtbaar”, met een kortere bewaartermijn op verzoek. En Johns Hopkins laat zien dat zulk beleid ook kan worden teruggedraaid. In juli 2026 kondigde de universiteit aan dat chats vanaf 15 oktober na 90 dagen zouden worden verwijderd; volgens een redactionele noot op dezelfde pagina besloot de IT-afdeling van Johns Hopkins op 29 juli, na feedback van gebruikers, dat het verwijderinitiatief “voorlopig niet doorgaat”. Johns Hopkins en Michigan State staan niet in de grafiek, omdat geen van beide op dit moment chats volgens een vast schema verwijdert.

Sommige regelingen gaan verder dan Teams. De eenjaarsregel van UC Irvine geldt ook voor Google Chat en Zoom-chat. Die van Oregon geldt voor Teams, Zoom en Skype for Business. De 30-dagenregel van Vancouver Island University omvat uitdrukkelijk ook chats met bots en interacties met Microsoft 365 Copilot.

Een kanttekening bij de gegevens: dit is een steekproef van organisaties die hun regels publiceren, geen onderzoek onder alle Microsoft 365-klanten. Publieke instellingen zijn oververtegenwoordigd, omdat juist zij zulke wijzigingen openbaar aankondigen. De meeste bedrijven maken hun instelling nooit bekend.

Waarom organisaties überhaupt chats verwijderen

De redenering in deze mededelingen is opvallend eensgezind, en ze komt uit het archiefbeheer, niet uit de IT.

Het kernbegrip is het vluchtige document (transitory record): informatie met kortetermijnwaarde, zoals een telefoontje of een gesprek op de gang. Selectielijsten staan organisaties doorgaans toe vluchtig materiaal te vernietigen zodra het zijn doel heeft gediend. Verschillende instellingen plaatsen Teams-chats in die categorie. Het memo uit British Columbia stelt dat automatisch verwijderen “zou moeten voorkomen dat vluchtige informatie onnodig ‘vastgehouden’ moet worden”. Waterloo zegt het botter: chatberichten “zijn niet bedoeld om te bewaren”.

Daarnaast is er het risico. Elk bericht dat een organisatie opslaat, kan worden opgevraagd, doorzocht en overgelegd. Het bulletin van Ecology in Washington herinnert het personeel eraan dat chats onder openbaarheidsverzoeken, bewijsvergaring in rechtszaken en interne onderzoeken vallen, en zegt: “Ga ervan uit dat alles wat je in de chat zet, inclusief memes en stickers, door het publiek kan worden gezien.” Gegevens die niet meer bestaan, kunnen bovendien niet uitlekken bij een datalek, iets wat UFV naast de opslagkosten als reden noemde.

De keerzijde staat in zowel de mededeling uit British Columbia als die uit Ottawa: het is “de inhoud van een chatbericht die bepaalt of het vluchtig is, niet de vorm”. Een besluit, een goedkeuring of een klacht in een chat kan een volwaardig archiefstuk zijn. Chats op een timer verwijderen werkt alleen als mensen de belangrijke delen eerst ergens permanent onderbrengen, en dat is precies de stap die mensen vergeten.

Wat “verwijderd na 30 dagen” achter de schermen betekent

Het zichtbare deel is eenvoudig: na de bewaartermijn verdwijnen berichten uit de app. Aan de achterkant is het ingewikkelder, en dat verklaart een paar dingen waar gebruikers van in de war raken. Alles hieronder komt uit de documentatie van Microsoft, Meer informatie over bewaren voor Teams.

Teams slaat berichten op in een chatservice op basis van Azure. Voor naleving kopieert het daarnaast elk chatbericht naar een verborgen map in het Exchange-postvak van iedere deelnemer aan de chat; kanaalberichten gaan naar het groepspostvak van het team. Bewaarbeleid werkt op die kopieën in de postvakken.

Als een bericht over zijn bewaartermijn heen is, verplaatst een timertaak van Exchange (die volgens Microsoft “doorgaans 1-7 dagen nodig heeft om te worden uitgevoerd”) het naar een verborgen map met de naam SubstrateHolds. Op dat moment krijgt Teams de opdracht het te verwijderen, en verdwijnt het uit de app. Het blijft minstens nog een dag in SubstrateHolds staan en wordt definitief verwijderd zodra de taak de volgende keer draait. Microsofts eigen voorbeeld: bij een beleid dat na één dag verwijdert, kan het tot 16 dagen duren voordat het bericht definitief weg is en niet meer opduikt in eDiscovery-zoekopdrachten.

Drie gevolgen zijn goed om te weten.

De klok begint te lopen zodra het bericht is verzonden. De bewaartermijn gaat uit van de aanmaakdatum, niet van het moment waarop de chat voor het laatst actief was. Een twee jaar oude draad waarin gisteren iemand reageerde, verliest nog steeds alles wat ouder is dan de grens.

Een bewaring houdt een kopie vast die jij niet ziet. Als een postvak onder een bewaring voor juridische procedures (litigation hold), een eDiscovery-bewaring of een ander bewaarbeleid valt dat gegevens vasthoudt, zijn berichten volgens Microsoft “niet langer zichtbaar in de Teams-app, maar blijven ze vindbaar met eDiscovery”. “Weg van mijn scherm” en “weg” zijn dus niet hetzelfde. Je werkgever kan mogelijk nog een bericht overleggen dat jij zelf niet meer kunt lezen.

De strengste organisatie in de chat wint, op het scherm althans. Als een bewaarbeleid een bericht verwijdert, haalt Teams het weg “voor alle gebruikers in het gesprek”, ook voor mensen uit een andere organisatie met een langer beleid of helemaal geen beleid. Microsoft heeft een probleemoplossingsartikel voor precies deze verrassing. UC Irvine waarschuwt zijn personeel er rechtstreeks voor: als iemand in een chat een strenger beleid heeft, geldt die kortere termijn. Chat je met een partnerorganisatie die na 30 dagen verwijdert, dan verdwijnt jouw kant van het gesprek na 30 dagen ook uit beeld, zelfs als je eigen werkgever alles bewaart.

Nog een paar details uit dezelfde documentatie: bestanden die in een chat worden gedeeld, vallen niet onder het bewaarbeleid voor Teams-chats (ze staan in de OneDrive van de afzender en volgen de regels daarvan, en daarom melden verschillende van de mededelingen hierboven dat gedeelde bestanden ongemoeid blijven). Codefragmenten, spraakmemo's die in de mobiele app zijn opgenomen en emoji-reacties van anderen worden helemaal niet door bewaarbeleid vastgehouden. En als je een van je eigen berichten verwijdert, verdwijnt het meteen uit de app, maar gaat het pas na 21 dagen naar SubstrateHolds.

Als je de organisatie verlaat

Bij een nieuwe baan of na het afstuderen ontdekken de meeste mensen hoe weinig controle ze hebben. Zodra je werk- of schoolaccount is uitgeschakeld, verlies je de toegang tot Teams, en daarmee tot elke chat. Wat er daarna met de gegevens gebeurt, hangt af van je voormalige werkgever. Val je onder een bewaarbeleid dat Teams-berichten vasthoudt, dan wordt je postvak volgens Microsoft een inactief postvak en blijven de chats doorzoekbaar voor het complianceteam van de organisatie. Zonder zo'n beleid worden de gegevens uiteindelijk samen met het account verwijderd. Het beleid van Sacramento County bewaart het postvak van een vertrokken medewerker bijvoorbeeld 90 dagen, tenzij een afdeling om verlenging vraagt.

De andere deelnemers aan je chats houden hun kopieën, onder dezelfde bewaarregels. Jij niet.

Microsoft geeft gewone gebruikers met een werk- of schoolaccount geen ingebouwde knop “mijn chats exporteren”; het exporteren van Teams-gegevens van de organisatie is een taak voor beheer en compliance. Plan je een overstap, lees dan onze handleiding over Teams-chats exporteren voordat je van baan wisselt, en doe het vóór je laatste werkdag, niet erna.

Persoonlijk Teams is een ander verhaal

De gratis, persoonlijke versie van Teams (op teams.live.com, aangemeld met een persoonlijk Microsoft-account) heeft geen organisatie en dus geen bewaarbeleid. Chats blijven staan tot je ze verwijdert.

De belangrijkste manier om ze kwijt te raken, is het account kwijtraken. Volgens Microsofts beleid voor accountactiviteit kan het bedrijf Microsoft-accounts opheffen die twee jaar niet zijn gebruikt. Microsoft biedt ook een officiële export voor persoonlijk Teams: je vraagt die aan op de exportpagina, wacht tot hij klaarstaat en downloadt een archief met je berichten als JSON-bestand. Dat is volledig, maar niet prettig om te lezen.

Zo achterhaal je de regel van je eigen organisatie

• Let op de banner. “We hebben oudere berichten verwijderd vanwege het bewaarbeleid van je organisatie” boven aan een chat betekent dat er een verwijderbeleid actief is.
• Bekijk het oudste bericht in een chat die al lang loopt. Is niets ouder dan ongeveer een maand, of ongeveer een jaar, dan heb je je antwoord.
• Zoek op je intranet of de IT-helpsite naar “bewaartermijn Teams-chat”. Veel organisaties publiceren die, zoals de tabel hierboven laat zien.
• Vraag het aan IT of aan je archiefbeheerder. Die kunnen je ook vertellen of voor kanaalberichten een andere regel geldt, en dat is bijna altijd zo.

Bewaren wat ertoe doet

Als je organisatie chats verwijdert, is het officiële advies in vrijwel elke mededeling die we lazen hetzelfde: verplaats alles wat een echt archiefstuk is naar een kanaal, een SharePoint-site of het archiefsysteem van je organisatie. Voor werkbeslissingen is dat het juiste antwoord, en zo blijft de informatie staan waar collega's haar kunnen vinden.

Soms heb je een eigen kopie nodig: bij een meningsverschil met je leidinggevende, een klacht over intimidatie, als bewijs van een afspraak, of gewoon voor jaren aan gesprekken met een collega met wie je niet meer gaat samenwerken. Een lange draad kopiëren en plakken is traag, en datums en namen gaan verloren. Precies voor dat gat hebben we onze Chat Exporter for Teams gebouwd. Het is een Chrome-extensie die je eigen chats in de webversie van Teams leest (werk-, school- of persoonlijke accounts) en ze opslaat als PDF, Excel/CSV, tekst, HTML of JSON, zonder dat je beheerdersrechten nodig hebt. Ze kan ook een gedateerde PDF met een SHA-256-vingerafdruk maken, waarmee je kunt aantonen dat het bestand na de export niet is gewijzigd; onze handleiding over een Teams-chat bewaren als bewijs legt uit hoe. Ze kan alleen exporteren wat voor jou nog zichtbaar is, dus ze werkt voordat een bewaarbeleid berichten verwijdert, niet erna.

Eén waarschuwing: werkchats zijn van je werkgever, en sommige organisaties beperken het kopiëren ervan. Kijk in je gebruiks- en archiefbeleid voordat je werkgesprekken exporteert, en ga zorgvuldig om met de berichten van anderen.

Tot slot, over bewaren

Teams vergeet uit zichzelf niets. Het vergeten doen mensen, via een instelling die iemand bij IT heeft gekozen, meestal met goede redenen, vaak aangekondigd met een kort bericht dat de meeste medewerkers vluchtig hebben gelezen. Ben je afhankelijk van je chatgeschiedenis, zoek dan nu uit wat jouw instelling is, nu er nog iets te bewaren valt.