University of Waterloo は2025年8月19日に Microsoft Teams の新ルールを有効にするにあたり、職員の画面に何が表示されるかをあらかじめ伝えていた。チャットの最上部に「組織のアイテム保持ポリシーにより、古いメッセージは削除されました」（We've deleted older messages due to your organization's retention policy）という一文が出るという。90日を過ぎたチャットメッセージはすべて消え、「復元することはできない」。
このバナーこそ、毎日のように検索エンジンに打ち込まれている「Microsoft Teams はチャットをいつまで保存するのか」という疑問への正直な答えだ。Teams そのものには決まった期限がない。期限を決めるのは所属する組織で、その幅はきわめて大きい。大学や公的機関12団体が公開しているポリシーを読んだところ、チャット履歴が消去されるまでの期間は7日から400日まで開きがあり、最も多かったのは30日だった。
本記事では、Microsoft の既定の動作、組織が実際に選んでいる期間（出典付き）、「削除」が裏側で実際に何を意味するのか、そして大事な会話を残したい場合に何ができるのかを取り上げる。
要点
- 個人用 Teams（無料版、teams.live.com）： 自動削除はない。チャットは自分で削除するか、Microsoft アカウントが閉鎖されるまで残る。
- 職場・学校向け Teams（アイテム保持ポリシー未設定）： チャットは無期限に保持される。ひとりでに期限切れになるものはない。
- 職場・学校向け Teams（アイテム保持ポリシーあり）： IT 部門や記録管理部門が設定した期間が過ぎると、チャットは削除される。下に挙げた公開ポリシーでは、7日から400日まで幅がある。
- チャネルの投稿は、ほぼ例外なくチャットとは別扱いで、たいていはるかに長く保持される。
「古いメッセージは削除されました」というバナーが表示されているなら、その組織には削除ポリシーがある。やり取りの多いチャットで、まだ表示されている最も古いメッセージの日付を見れば、期間の長さはおおよそ見当がつく。
Microsoft の既定：すべて保持
初期状態の Teams はメッセージを捨てない。Microsoft のドキュメントでは、削除は管理者がアイテム保持ポリシーで設定するものとされており、「コンプライアンス上の理由で Teams のメッセージを削除する必要がある」場合のための機能だ。誰かが設定するまで、チャットに期限はない。方針を転換した2つの公的機関が、このことを率直に書いている。British Columbia 州政府の Chief Records Officer（最高記録責任者）は2021年のメモで、Teams は2020年4月に州政府全体へ導入されたが保持や削除のポリシーは設けられておらず、そのため「すべてのチャット記録が無期限に保持されていた」と記した。University of Ottawa も2023年12月にほぼ同じことを述べている。
どちらの告知も、コロナ禍に共通する経緯を物語っている。2020年に Teams が急いで導入され、記録管理の議論は飛ばされ、何年分もの気軽なチャットが積み上がってから、ようやくその議論が戻ってきた。下表のポリシーのいくつかは、この「後追い」の時期に作られたものだ。
組織が実際に選んでいる期間
Teams チャットの保持期間を公開ページで示している組織を探し、一次資料を自分たちで読めたものだけを残した。1対1チャットとグループチャットについて、各組織が定めている内容は次のとおりだ。
| 組織 | チャットの削除時期 | 施行日 | チャネルの投稿 | 出典 |
|---|---|---|---|---|
| Washington State Dept. of Ecology（米国） | 7日 | 2023年9月以前 | 既定の削除なし | Ecology 職員向け通知（2023年9月27日） |
| BC Public Service（カナダ） | 30日 | 2021年5月31日 | 削除されるまで保持 | Chief Records Officer のメモ |
| Sacramento County（米国） | 30日、延長不可 | Policy 6-3104 | 2年 | 郡のポリシー |
| University of Toronto（カナダ） | 30日 | 2024年10月1日 | 影響なし | EASI のお知らせ |
| Vancouver Island University（カナダ） | 30日 | 記載なし | 影響なし | VIU IT ナレッジベース |
| Kansas State University（米国） | 30日 | 記載なし | 365日 | K-State の保持スケジュール |
| University of Waterloo（カナダ） | 90日 | 2025年8月19日 | 影響なし | Waterloo のお知らせ（2025年7月9日） |
| University of Ottawa（カナダ） | 150日 | 2024年1月30日 | 削除されるまで保持 | uOttawa ニュース |
| University of Oregon（米国） | 180日 | 2021年6月30日 | 記載なし | UO Records Management |
| University of the Fraser Valley（カナダ） | 180日 | 2021年12月31日 | 影響なし | UFV のお知らせ |
| UC Irvine（米国） | 1年 | 2024年12月20日 | 記載なし | UCI OIT のお知らせ |
| Purdue University（米国） | 400日 | 2025年10月10日 | 影響なし | Purdue IT ニュースルーム |
いくつか目につく点がある。
30日が定番の答えだ。 12組織のうち5組織がこの期間に落ち着いた。BC 州の公務部門全体や Sacramento County の全職員もここに含まれ、同郡のポリシーには保持期間を延長する選択肢はないと書き添えられている。記録管理の担当者が30日を好むのは、「先週何を決めたんだっけ？」という典型的な確認には足りるが、それ以上はほとんどカバーしないからだ。
政府機関は大学より短い。 最も短い2つの期間は、いずれも公的機関のものだ。Washington 州の Department of Ecology は職員に対し、州の IT 機関である WaTech がチャットを7日で削除するよう設定したこと、そしてチャットは「本来、一時的な性質のもの」であることを伝えた。大学は90日から1年の間に集中している。学期が長いことも一因だ。Ottawa が150日を選んだのは、それが「1学期に相当する」からだという。
削除しない組織もある。 Michigan State University の IT ナレッジベースによると、同大学の Teams チャットメッセージは既定で「常に表示されたまま」で、要望があればより短い保持期間を設定できる。また Johns Hopkins の例は、こうしたポリシーが撤回されうることを示している。同大学は2026年7月、10月15日からチャットを90日で削除すると発表した。しかし同じページの編集部注によれば、7月29日、Johns Hopkins IT は利用者の声を受けて、この削除施策は「現時点では進めない」と決めた。Johns Hopkins と Michigan State はどちらも現在、決まったスケジュールでチャットを削除していないため、グラフからは除いている。
Teams の外まで及ぶポリシーもある。 UC Irvine の1年ルールは Google Chat と Zoom のチャットにも適用される。Oregon のルールは Teams、Zoom、Skype for Business が対象だ。Vancouver Island University の30日ルールは、ボットとのチャットや Microsoft 365 Copilot とのやり取りも対象に含むと明記している。
データについての注意点：これはルールを公開している組織のサンプルであり、Microsoft 365 の全顧客を対象とした調査ではない。こうした変更を公に告知するのは主に公的機関なので、その比率が高くなっている。民間企業の大半は、自社の設定をまったく公表していない。
そもそも組織がチャットを削除する理由
これらの告知に書かれた理由は驚くほど一貫しており、その根拠は IT ではなく記録管理にある。
中心にあるのは**一時的記録（transitory record）**という考え方だ。電話や廊下での立ち話のように、短期的な価値しかない情報を指す。記録の保存スケジュールでは一般に、一時的な資料は役目を終えた時点で廃棄してよいとされている。Teams のチャットをそう位置づける機関は少なくない。BC のメモは、自動削除によって「一時的な情報を不必要に『保留』する必要がなくなるはずだ」と述べる。Waterloo はもっと端的に、チャットメッセージは「保存されることを前提としていない」と書いている。
次にリスクの問題がある。組織が保存しているメッセージは、どれも請求され、検索され、提出を求められる可能性がある。Washington 州 Ecology の通知は、チャットが公文書開示請求、訴訟での証拠開示、内部調査の対象になることを職員に念押しし、「ミームやスタンプも含め、チャットに書いたものはすべて一般の人に見られる可能性があると考えること」と求めている。また、存在しないデータは侵害で漏えいすることもない。UFV は保存コストと並んで、この点を理由に挙げた。
落とし穴は、BC と Ottawa の両方の告知に明記されている。「チャットメッセージが一時的なものかどうかを決めるのは、形式ではなく内容だ」。チャットでなされた決定、承認、苦情は、正式な記録になりうる。タイマーでチャットを削除する方式が機能するのは、重要な部分を前もってどこか恒久的な場所へ移しておいた場合に限られる。そして、まさにその手順こそ人が忘れがちなのだ。
「30日後に削除」の裏側で起きていること
目に見える部分は単純で、保持期間が過ぎるとメッセージはアプリから消える。裏側はもう少し込み入っていて、それを知るとユーザーが戸惑ういくつかの現象に説明がつく。以下はすべて Microsoft のドキュメント「Teams のアイテム保持について」に基づく。
Teams はメッセージを Azure ベースのチャットサービスに保存している。さらにコンプライアンスのため、すべてのチャットメッセージを、チャット参加者それぞれの Exchange メールボックス内にある非表示フォルダーにコピーする。チャネルのメッセージはチームのグループメールボックスに送られる。アイテム保持ポリシーが作用するのは、こうしたメールボックス内のコピーだ。
保持期間を過ぎたメッセージは、Exchange のタイマージョブ（Microsoft によれば「実行には通常1～7日かかる」）によって SubstrateHolds という非表示フォルダーに移される。この時点で Teams に削除の指示が送られ、メッセージはアプリから消える。その後も SubstrateHolds に最低1日とどまり、次にジョブが実行されたときに完全に削除される。Microsoft 自身が挙げる例では、1日で削除するよう設定したポリシーでも、メッセージが完全に消えて電子情報開示（eDiscovery）の検索に出てこなくなるまで最大16日かかることがある。
知っておくべき影響が3つある。
期間のカウントはメッセージの送信時点から始まる。 保持期間の基準は作成日であり、チャットが最後に動いた日ではない。2年前のスレッドに昨日誰かが返信したとしても、期限より古いメッセージはすべて消える。
ホールドは、見えないコピーを残す。 メールボックスに訴訟ホールド、電子情報開示ホールド、あるいはデータを保持する別のアイテム保持ポリシーがかかっている場合、Microsoft によればメッセージは「Teams アプリには表示されなくなるが、電子情報開示で引き続き検出できる」。つまり「画面から消えた」ことと「消えた」ことは同じではない。自分ではもう読めないメッセージを、雇用主はまだ提出できるかもしれない。
チャット内で最も厳しい組織の設定が勝つ。少なくとも画面上では。 アイテム保持ポリシーがメッセージを削除すると、Teams はそれを「会話内のすべてのユーザー」から削除する。保持期間がより長い、あるいはポリシーのない別組織の参加者も例外ではない。Microsoft はまさにこの想定外の事態のためにトラブルシューティング記事を用意している。UC Irvine は職員に直接この点を警告している。チャットの参加者の誰かにより制限の厳しいポリシーがあれば、その短い期間が適用される。30日で削除する取引先の組織とチャットすれば、自分の雇用主がすべてを保持していても、自分の側の会話も30日後には見えなくなる。
同じドキュメントにはほかにも細かい点がある。チャットで共有したファイルは Teams チャットのアイテム保持の対象外だ（ファイルは送信者の OneDrive に保存され、そちらのルールに従う。上で紹介した告知のいくつかが、共有ファイルには影響しないと職員に伝えているのはそのためだ）。コードスニペット、モバイルアプリで録音したボイスメモ、他の人の絵文字リアクションは、そもそもアイテム保持では保持されない。また、自分のメッセージを削除すると、アプリからはすぐに消えるが、SubstrateHolds に移されるのは21日後だ。
組織を離れるとき
転職や卒業のときに、多くの人は自分にほとんど何の権限もないことに気づく。職場や学校のアカウントが無効になると Teams にアクセスできなくなり、それとともにすべてのチャットも失われる。その後データがどうなるかは、元の雇用主次第だ。Teams メッセージを保持するアイテム保持ポリシーの対象になっていれば、Microsoft によるとメールボックスは非アクティブなメールボックスとなり、チャットは組織のコンプライアンス担当者が引き続き検索できる。そうしたポリシーがなければ、データはいずれアカウントとともに削除される。たとえば Sacramento County のポリシーでは、退職した職員のメールボックスは、部署から延長の要請がない限り90日間保持される。
チャットの相手は、同じ保持ルールの範囲内で自分のコピーを持ち続ける。あなたには残らない。
Microsoft は一般の職場・学校ユーザーに、「チャットをエクスポート」する組み込みのボタンを用意していない。組織の Teams データのエクスポートは、管理者とコンプライアンス担当者の機能だ。転職を考えているなら、退職前に Teams チャットをエクスポートする方法のガイドを読み、最終出社日の後ではなく前に済ませておこう。
個人用 Teams は事情が異なる
無料の個人用 Teams（teams.live.com で個人の Microsoft アカウントでサインインするもの）には組織が存在しないため、アイテム保持ポリシーもない。チャットは自分で削除するまで残る。
チャットを失う主な原因は、アカウントを失うことだ。Microsoft のアカウントアクティビティポリシーには、2年間使われていない Microsoft アカウントを閉鎖する場合があると書かれている。Microsoft は個人用 Teams 向けに公式のエクスポート機能も提供している。エクスポートページでリクエストし、準備が整うのを待ってから、メッセージが JSON ファイルとして収められたアーカイブをダウンロードする。内容は完全だが、読みやすいものではない。
自分の組織のルールを確かめる方法
- バナーを探す。 チャットの上部に「組織のアイテム保持ポリシーにより、古いメッセージは削除されました」と表示されていれば、削除ポリシーが有効になっている。
- 長く続いているチャットの最も古いメッセージを確認する。 おおよそ1か月、あるいはおおよそ1年より古いものが見当たらなければ、それが答えだ。
- 社内イントラネットや IT ヘルプサイトで「Teams チャット 保持」と検索する。 上の表が示すとおり、公開している組織は多い。
- IT 部門や記録管理の担当者に尋ねる。 チャネルの投稿に別のルールが適用されているかどうかも教えてもらえる。実際、ほぼ必ず別のルールになっている。
大事なものを残す
組織がチャットを削除する場合、私たちが読んだほぼすべての告知に書かれている公式のアドバイスは同じだ。正式な記録にあたるものは、チャネル、SharePoint サイト、または組織の記録管理システムに移すこと。業務上の決定についてはそれが正しい答えであり、同僚が見つけられる場所に情報を置いておくことにもなる。
それでも、自分用のコピーが必要になることはある。上司との意見の対立、ハラスメントの申し立て、合意の証拠、あるいは単に、もう一緒に働くことのない同僚との何年分もの会話。長いスレッドをコピー＆ペーストするのは時間がかかるうえ、日付や名前も失われる。その隙間を埋めるために作ったのが、私たちの Chat Exporter for Teams だ。Teams の Web アプリで自分のチャット（職場、学校、個人のいずれのアカウントでも）を読み取り、PDF、Excel/CSV、テキスト、HTML、JSON 形式で保存する Chrome 拡張機能で、管理者権限は要らない。日付入りで SHA-256 フィンガープリント付きの PDF も作成でき、エクスポート後にファイルが改変されていないことを示すのに役立つ。その方法はTeams チャットを証拠として保存するガイドで解説している。エクスポートできるのは自分にまだ見えているものだけなので、使えるのはアイテム保持ポリシーがメッセージを削除する前であり、削除された後ではない。
注意点がひとつある。職場のチャットは雇用主のものであり、コピーを制限している組織もある。仕事上の会話をエクスポートする前に、利用規定や記録管理ポリシーを確認し、他の人のメッセージは慎重に扱ってほしい。
アイテム保持について最後に
Teams は自分から何かを忘れることはない。忘れるのは人間の側だ。IT 部門の誰かが選んだ設定を通じて。たいていは正当な理由があり、多くの場合、ほとんどの職員が流し読みした短い告知とともに。チャット履歴を頼りにしているなら、保存できるものがまだ残っているうちに、今の設定を確かめておこう。