Combien de temps Microsoft Teams conserve-t-il vos conversations ? Tout dépend de qui a réglé le minuteur

Lorsque l'Université de Waterloo a activé sa nouvelle règle Microsoft Teams le 19 août 2025, elle avait prévenu son personnel de ce qui allait apparaître : une ligne en haut des conversations indiquant que les anciens messages avaient été supprimés en raison de la stratégie de rétention de l'organisation (« We've deleted older messages due to your organization's retention policy. »). Tous les messages de conversation de plus de 90 jours allaient disparaître, et ils « ne pourront pas être récupérés ».

Ce bandeau est la réponse honnête à une question que des internautes tapent chaque jour dans les moteurs de recherche : combien de temps Microsoft Teams conserve-t-il mes conversations ? Teams lui-même n'impose aucune limite. C'est votre organisation qui la fixe, et les écarts sont énormes. Nous avons lu les politiques publiées par une douzaine d'universités et d'organismes publics : l'historique des conversations y est effacé au bout de 7 jours pour les plus stricts, de 400 jours pour les plus souples, et 30 jours est le choix le plus fréquent.

Cet article explique ce que Microsoft fait par défaut, ce que les organisations choisissent réellement (sources à l'appui), ce que « supprimé » signifie vraiment en coulisses, et ce que vous pouvez faire si une conversation compte pour vous.

La réponse courte

• Teams personnel (la version gratuite, teams.live.com) : aucune suppression automatique. Vos conversations restent jusqu'à ce que vous les supprimiez ou que votre compte Microsoft soit fermé.
• Teams professionnel ou scolaire, sans stratégie de rétention configurée : les conversations sont conservées indéfiniment. Rien n'expire de lui-même.
• Teams professionnel ou scolaire avec une stratégie de rétention : les conversations sont supprimées au bout de la durée fixée par votre service informatique ou votre service de gestion des documents. Dans les politiques publiées ci-dessous, cette durée va de 7 à 400 jours.
• Les publications de canal sont presque toujours traitées à part et généralement conservées bien plus longtemps.

Si vous voyez le bandeau signalant la suppression des anciens messages, votre organisation applique une stratégie de suppression. L'âge du plus ancien message encore visible dans une conversation animée donne une assez bonne idée de sa durée.

Le réglage par défaut de Microsoft : tout garder

Par défaut, Teams ne jette aucun message. Dans la documentation de Microsoft, la suppression est une opération qu'un administrateur doit mettre en place au moyen d'une stratégie de rétention, « si vous devez supprimer des messages Teams pour des raisons de conformité ». Tant que personne ne le fait, les conversations n'expirent pas. Deux organismes publics l'ont dit sans détour au moment de changer de cap. Le Chief Records Officer de la Colombie-Britannique a écrit dans une note de 2021 que Teams avait été déployé dans toute l'administration en avril 2020 sans aucune stratégie de rétention ni de suppression, si bien que « tous les enregistrements de conversation étaient conservés indéfiniment ». L'Université d'Ottawa a dit à peu près la même chose en décembre 2023.

Les deux avis racontent la même histoire, celle de la pandémie : Teams a été activé à la hâte en 2020, la question de la gestion des documents a été escamotée, et elle n'est revenue sur la table qu'une fois des années de conversations informelles accumulées. Plusieurs des politiques du tableau ci-dessous datent de cette période de rattrapage.

Ce que les organisations choisissent vraiment

Nous avons cherché des organisations qui publient la durée de conservation de leurs conversations Teams sur une page publique, et n'avons retenu que celles dont nous avons pu lire nous-mêmes le document d'origine. Voici ce qu'elles prévoient pour les conversations individuelles et de groupe.

Quelques constats s'imposent.

Trente jours, c'est la réponse par défaut. Cinq organisations sur douze s'y sont arrêtées, dont l'ensemble de la fonction publique de la Colombie-Britannique et tous les employés du comté de Sacramento, dont la politique précise qu'aucune conservation prolongée n'est possible. Les gestionnaires de documents apprécient les 30 jours parce qu'ils couvrent la recherche typique du genre « qu'est-ce qu'on a décidé la semaine dernière ? », et guère plus.

Les administrations vont plus court que les universités. Les deux durées les plus brèves sont celles d'organismes publics. Le Department of Ecology de l'État de Washington a informé son personnel que WaTech, l'agence informatique de l'État, avait réglé la suppression des conversations à sept jours, et que celles-ci étaient « par nature destinées à être transitoires ». Les universités se situent entre 90 jours et un an, en partie parce qu'un semestre, c'est long. Ottawa a choisi 150 jours parce que cela « équivaut à un semestre ».

Toutes les organisations ne suppriment pas. La base de connaissances informatique de Michigan State University indique que, par défaut, ses messages de conversation Teams « resteront toujours visibles », une conservation plus courte étant possible sur demande. Et Johns Hopkins montre que ces politiques peuvent être annulées. En juillet 2026, l'université a annoncé que les conversations seraient supprimées au bout de 90 jours à partir du 15 octobre ; une note de la rédaction sur la même page précise que le 29 juillet, en réponse aux retours des utilisateurs, le service informatique de Johns Hopkins a décidé que le projet de suppression « n'ira pas de l'avant pour le moment ». Nous avons laissé Johns Hopkins et Michigan State hors du graphique, car aucune des deux ne supprime actuellement les conversations selon un calendrier fixe.

Certaines politiques vont au-delà de Teams. La règle d'un an d'UC Irvine couvre aussi Google Chat et le chat de Zoom. Celle de l'Oregon s'applique à Teams, Zoom et Skype Entreprise. La règle de 30 jours de Vancouver Island University inclut explicitement les conversations avec des bots et les interactions avec Microsoft 365 Copilot.

Une réserve sur ces données : il s'agit d'un échantillon d'organisations qui publient leurs règles, pas d'une enquête auprès de tous les clients Microsoft 365. Les institutions publiques sont surreprésentées, car ce sont elles qui annoncent publiquement ce genre de changement. La plupart des entreprises privées ne publient jamais leur réglage.

Pourquoi supprimer les conversations ?

Le raisonnement exposé dans ces avis est remarquablement constant, et il vient de la gestion des documents plutôt que de l'informatique.

L'idée centrale est celle du document transitoire : une information dont la valeur est de court terme, comme un appel téléphonique ou une discussion de couloir. Les calendriers de conservation permettent en général d'éliminer les documents transitoires une fois qu'ils ont rempli leur rôle. Plusieurs établissements rangent les conversations Teams dans cette catégorie. La note de la Colombie-Britannique affirme que la suppression automatique « devrait éviter d'avoir à "conserver" inutilement des informations transitoires ». Waterloo est plus direct : les messages de conversation « ne sont pas destinés à être conservés ».

Vient ensuite le risque. Chaque message qu'une organisation stocke peut être demandé, recherché et produit. Le bulletin d'Ecology, dans l'État de Washington, rappelle au personnel que les conversations peuvent faire l'objet de demandes d'accès aux documents publics, de procédures de communication de pièces dans un litige et d'enquêtes internes, et lui demande de « partir du principe que tout ce que vous écrivez dans le Chat, y compris les mèmes et les autocollants, peut être vu par le public ». Des données qui n'existent plus ne peuvent pas non plus fuiter lors d'une intrusion, ce que l'UFV cite parmi ses raisons, avec les coûts de stockage.

Le hic est énoncé noir sur blanc dans les avis de la Colombie-Britannique et d'Ottawa : c'est « le contenu d'un message de conversation qui détermine s'il est transitoire, et non sa forme ». Une décision, une approbation ou une plainte formulée dans une conversation peut constituer un véritable document. Supprimer les conversations à échéance fixe ne fonctionne que si l'on déplace d'abord l'essentiel vers un endroit permanent, et c'est précisément l'étape que l'on oublie.

Ce que « supprimé après 30 jours » signifie en coulisses

La partie visible est simple : passé le délai de conservation, les messages disparaissent de l'application. En arrière-plan, c'est plus complexe, et cela explique plusieurs choses qui déroutent les utilisateurs. Tout ce qui suit provient de la documentation de Microsoft, Découvrir la rétention pour Teams.

Teams stocke les messages dans un service de conversation reposant sur Azure. Pour les besoins de la conformité, il copie aussi chaque message de conversation dans un dossier masqué de la boîte aux lettres Exchange de chaque participant ; les messages de canal vont dans la boîte aux lettres de groupe de l'équipe. Les stratégies de rétention agissent sur ces copies stockées dans les boîtes aux lettres.

Lorsqu'un message dépasse sa période de rétention, un travail du minuteur Exchange (qui, selon Microsoft, « prend généralement de 1 à 7 jours ») le déplace vers un dossier masqué nommé SubstrateHolds. À ce moment-là, Teams reçoit l'ordre de le supprimer et il disparaît de l'application. Il reste dans SubstrateHolds au moins un jour de plus, puis il est supprimé définitivement lors de l'exécution suivante du travail. L'exemple donné par Microsoft : une stratégie réglée pour supprimer au bout d'un jour peut mettre jusqu'à 16 jours avant que le message ne disparaisse pour de bon et ne remonte plus dans les recherches eDiscovery.

Trois conséquences méritent d'être connues.

Le compte à rebours démarre à l'envoi du message. La rétention se calcule à partir de la date de création, et non de la dernière activité de la conversation. Un fil vieux de deux ans auquel quelqu'un a répondu hier perd quand même tout ce qui dépasse la limite.

Une conservation garde une copie que vous ne voyez pas. Si une boîte aux lettres fait l'objet d'une conservation pour litige, d'une conservation eDiscovery ou d'une autre stratégie de rétention qui conserve les données, Microsoft indique que les messages « ne seront plus visibles dans l'application Teams, mais continueront à être détectables avec eDiscovery ». Autrement dit, « disparu de mon écran » ne veut pas dire « disparu ». Votre employeur peut encore être en mesure de produire un message que vous ne pouvez plus lire.

L'organisation la plus stricte de la conversation l'emporte, du moins à l'écran. Lorsqu'une stratégie de rétention supprime un message, Teams le retire « pour tous les utilisateurs de la conversation », y compris les personnes d'une autre organisation dont la stratégie est plus longue, voire inexistante. Microsoft consacre un article de dépannage à cette mauvaise surprise. UC Irvine en avertit directement son personnel : si l'un des participants d'une conversation est soumis à une stratégie plus restrictive, c'est cette durée plus courte qui s'applique. Si vous échangez avec une organisation partenaire qui supprime au bout de 30 jours, votre côté de la conversation disparaît lui aussi de l'affichage au bout de 30 jours, même si votre propre employeur garde tout.

Quelques autres précisions tirées de la même documentation : les fichiers partagés dans une conversation ne relèvent pas de la rétention des conversations Teams (ils sont stockés dans le OneDrive de l'expéditeur et suivent ses règles, ce qui explique que plusieurs des avis ci-dessus assurent au personnel que les fichiers partagés ne seront pas touchés). Les extraits de code, les mémos vocaux enregistrés dans l'application mobile et les réactions emoji des autres participants ne sont pas du tout conservés par la rétention. Enfin, lorsque vous supprimez l'un de vos propres messages, il disparaît immédiatement de l'application, mais n'est déplacé dans SubstrateHolds qu'au bout de 21 jours.

Quand vous quittez l'organisation

Quitter un emploi ou obtenir son diplôme, c'est le moment où la plupart des gens découvrent à quel point ils ont peu de contrôle. Dès que votre compte professionnel ou scolaire est désactivé, vous perdez l'accès à Teams, et avec lui à toutes vos conversations. Ce qu'il advient ensuite des données dépend de votre ancien employeur. Si vous êtes couvert par une stratégie de rétention qui conserve les messages Teams, Microsoft indique que votre boîte aux lettres devient une boîte aux lettres inactive et que les conversations restent consultables par l'équipe de conformité de l'organisation. Sans une telle stratégie, les données finissent par être supprimées avec le compte. La politique du comté de Sacramento, par exemple, conserve la boîte aux lettres d'un employé licencié pendant 90 jours, sauf si un service demande une prolongation.

Les autres participants de vos conversations gardent leurs copies, soumises aux mêmes règles de rétention. Pas vous.

Microsoft ne propose aux utilisateurs professionnels et scolaires ordinaires aucun bouton intégré « exporter mes conversations » ; l'exportation des données Teams d'une organisation relève des administrateurs et de la conformité. Si vous préparez un départ, lisez notre guide sur l'exportation des conversations Teams avant de quitter un emploi, et faites-le avant votre dernier jour, pas après.

Teams personnel, c'est une autre histoire

La version gratuite et personnelle de Teams (sur teams.live.com, avec un compte Microsoft personnel) n'est rattachée à aucune organisation, et donc à aucune stratégie de rétention. Les conversations restent jusqu'à ce que vous les supprimiez.

Le principal moyen de les perdre est de perdre le compte. La politique d'activité des comptes de Microsoft prévoit que l'entreprise peut fermer les comptes Microsoft inutilisés depuis deux ans. Microsoft propose aussi une exportation officielle pour Teams personnel : vous en faites la demande sur la page d'exportation, vous attendez qu'elle soit prête, puis vous téléchargez une archive contenant vos messages sous forme de fichier JSON, complet mais peu agréable à lire.

Comment connaître la règle de votre organisation

• Cherchez le bandeau. Un message en haut d'une conversation indiquant que les anciens messages ont été supprimés en raison de la stratégie de rétention de votre organisation (« We've deleted older messages due to your organization's retention policy ») signifie qu'une stratégie de suppression est active.
• Regardez le plus ancien message d'une conversation de longue date. Si rien ne date de plus d'un mois environ, ou d'un an environ, vous avez votre réponse.
• Cherchez sur votre intranet ou le site d'aide informatique « rétention des conversations Teams ». Beaucoup d'organisations la publient, comme le montre le tableau ci-dessus.
• Posez la question au service informatique ou au responsable de la gestion des documents. Il pourra aussi vous dire si les publications de canal suivent une règle différente, ce qui est presque toujours le cas.

Garder ce qui compte

Si votre organisation supprime les conversations, le conseil officiel est le même dans presque tous les avis que nous avons lus : déplacez tout ce qui constitue un véritable document vers un canal, un site SharePoint ou le système de gestion documentaire de votre organisation. C'est la bonne réponse pour les décisions de travail, et cela laisse l'information là où les collègues peuvent la trouver.

Il arrive que vous ayez besoin de votre propre copie : un désaccord avec un supérieur, une plainte pour harcèlement, la preuve d'un accord, ou simplement des années d'échanges avec un collègue avec qui vous ne travaillerez plus. Copier-coller un long fil est fastidieux et fait perdre les dates et les noms. C'est ce manque que notre Chat Exporter for Teams est venu combler. Cette extension Chrome lit vos propres conversations dans l'application web de Teams (comptes professionnels, scolaires ou personnels) et les enregistre en PDF, Excel/CSV, texte, HTML ou JSON, sans droits d'administrateur. Elle peut aussi produire un PDF daté accompagné d'une empreinte SHA-256, ce qui aide à démontrer que le fichier n'a pas été modifié depuis l'exportation ; notre guide sur l'enregistrement d'une conversation Teams comme preuve explique comment faire. Elle ne peut exporter que ce qui vous est encore visible : elle fonctionne donc avant qu'une stratégie de rétention ne supprime les messages, pas après.

Une mise en garde : les conversations professionnelles appartiennent à votre employeur, et certaines organisations en limitent la copie. Vérifiez vos politiques d'utilisation acceptable et de gestion des documents avant d'exporter des échanges professionnels, et traitez les messages des autres avec précaution.

Un dernier mot sur la rétention

Teams n'oublie rien de lui-même. Ce sont des personnes qui oublient, au moyen d'un réglage choisi par quelqu'un au service informatique, généralement pour de bonnes raisons, souvent annoncé par un bref avis que la plupart des employés ont survolé. Si vous comptez sur votre historique de conversations, renseignez-vous dès maintenant sur votre réglage, tant qu'il reste quelque chose à sauvegarder.