Microsoft Teams는 채팅을 얼마나 오래 보관할까? 타이머를 맞춘 사람에게 달렸다

University of Waterloo는 2025년 8월 19일 Microsoft Teams의 새 규칙을 적용하면서 직원들에게 화면에 무엇이 나타날지 미리 알렸다. 채팅 상단에 "조직의 보존 정책에 따라 이전 메시지가 삭제되었습니다"(We've deleted older messages due to your organization's retention policy)라는 문구가 표시된다는 것이다. 90일이 지난 채팅 메시지는 모두 사라지며 "복구할 수 없다"고 했다.

이 배너가 사람들이 매일 검색창에 입력하는 질문, 즉 'Microsoft Teams는 내 채팅을 얼마나 오래 보관할까?'에 대한 솔직한 답이다. Teams 자체에는 정해진 기한이 없다. 기한은 소속 조직이 정하고, 그 폭은 매우 넓다. 대학과 공공기관 12곳이 공개한 정책을 살펴본 결과, 채팅 기록이 지워지기까지의 기간은 7일부터 400일까지 제각각이었고, 가장 흔한 선택은 30일이었다.

이 글에서는 Microsoft의 기본 동작, 조직들이 실제로 선택한 기간(출처 포함), '삭제'가 내부적으로 실제 무엇을 의미하는지, 그리고 중요한 대화를 지키려면 무엇을 할 수 있는지를 다룬다.

짧은 답

• 개인용 Teams(무료 버전, teams.live.com): 자동 삭제가 없다. 채팅은 직접 삭제하거나 Microsoft 계정이 폐쇄될 때까지 남는다.
• 회사 또는 학교용 Teams, 보존 정책 미설정: 채팅은 무기한 보관된다. 저절로 만료되는 것은 없다.
• 회사 또는 학교용 Teams, 보존 정책 설정: IT 부서나 기록 관리 부서가 정한 기간이 지나면 채팅이 삭제된다. 아래 공개 정책들에서는 그 기간이 7일에서 400일까지다.
• 채널 게시물은 거의 항상 채팅과 다르게 취급되며, 대개 훨씬 오래 보관된다.

"이전 메시지가 삭제되었습니다" 배너가 보인다면 조직에 삭제 정책이 있다는 뜻이다. 대화가 활발한 채팅에서 아직 보이는 가장 오래된 메시지가 언제 것인지 보면 그 기간을 꽤 그럴듯하게 짐작할 수 있다.

Microsoft의 기본값: 모두 보관

기본 상태의 Teams는 메시지를 버리지 않는다. Microsoft 문서에서 삭제는 관리자가 보존 정책으로 직접 설정해야 하는 것으로, "규정 준수상의 이유로 Teams 메시지를 삭제해야 하는" 경우를 위한 기능이다. 누군가 설정하기 전까지 채팅에는 만료가 없다. 방침을 바꾼 두 공공기관이 이 점을 분명히 밝혔다. British Columbia 주정부의 Chief Records Officer(최고기록책임자)는 2021년 메모에서 Teams가 2020년 4월 주정부 전체에 도입될 당시 보존이나 삭제 정책이 없었고, 그래서 "모든 채팅 기록이 무기한 보관되었다"고 썼다. University of Ottawa도 2023년 12월 거의 같은 내용을 밝혔다.

두 공지는 팬데믹 시기의 같은 이야기를 들려준다. 2020년 Teams를 서둘러 도입하면서 기록 관리 논의는 건너뛰었고, 몇 년 치 비공식 채팅이 쌓이고 나서야 그 논의가 다시 등장했다. 아래 표에 있는 정책 중 여럿이 이 뒤늦은 정비 시기에 만들어졌다.

조직들이 실제로 선택한 기간

Teams 채팅 보존 기간을 공개 페이지에 게시한 조직을 찾아, 원문 문서를 직접 읽어 볼 수 있었던 곳만 추렸다. 일대일 채팅과 그룹 채팅에 대해 각 조직이 밝힌 내용은 다음과 같다.

눈에 띄는 점이 몇 가지 있다.

30일이 기본 답이다. 12곳 중 5곳이 30일을 택했다. BC 주 공공부문 전체와 Sacramento County 전 직원이 여기에 포함되며, Sacramento County 정책은 보존 기간을 연장하는 선택지가 없다고 덧붙인다. 기록 관리자들이 30일을 선호하는 이유는 '지난주에 뭘 합의했더라?' 하는 흔한 확인은 충분히 커버하면서 그 이상은 거의 남기지 않기 때문이다.

정부는 대학보다 짧게 잡는다. 가장 짧은 두 기간은 모두 공공기관의 것이다. Washington 주 Department of Ecology는 주정부 IT 기관인 WaTech가 채팅을 7일 후 삭제하도록 설정했으며, 채팅은 "본래 일시적인 성격"이라고 직원들에게 알렸다. 대학들은 90일에서 1년 사이에 몰려 있는데, 한 학기가 길다는 점도 한 이유다. Ottawa가 150일을 택한 것은 그것이 "한 학기에 해당"하기 때문이다.

모든 조직이 삭제하는 것은 아니다. Michigan State University의 IT 기술 자료에 따르면 이 대학의 Teams 채팅 메시지는 기본적으로 "항상 표시된 상태로 유지"되며, 요청하면 더 짧은 보존 기간을 적용할 수 있다. Johns Hopkins는 이런 정책이 뒤집힐 수도 있음을 보여 준다. 이 대학은 2026년 7월, 10월 15일부터 채팅을 90일 후 삭제하겠다고 발표했다. 하지만 같은 페이지의 편집자 주에 따르면 Johns Hopkins IT는 7월 29일 사용자 의견을 받아들여 이 삭제 계획을 "당분간 추진하지 않기로" 결정했다. Johns Hopkins와 Michigan State는 현재 정해진 일정에 따라 채팅을 삭제하지 않으므로 차트에서 제외했다.

Teams 밖까지 적용되는 정책도 있다. UC Irvine의 1년 규칙은 Google Chat과 Zoom 채팅에도 적용된다. Oregon의 규칙은 Teams, Zoom, Skype for Business에 적용된다. Vancouver Island University의 30일 규칙은 봇 채팅과 Microsoft 365 Copilot 상호작용도 포함한다고 명시한다.

데이터에 관한 단서: 이는 규칙을 공개한 조직의 표본일 뿐, 모든 Microsoft 365 고객을 대상으로 한 조사가 아니다. 이런 변경을 공개적으로 알리는 곳이 주로 공공기관이어서 그 비중이 실제보다 높다. 대부분의 민간 기업은 설정을 아예 공개하지 않는다.

조직이 애초에 채팅을 삭제하는 이유

이 공지들에 담긴 논리는 놀라울 만큼 일관되며, 그 출발점은 IT가 아니라 기록 관리다.

핵심 개념은 **일시적 기록(transitory record)**이다. 전화 통화나 복도에서 나눈 대화처럼 단기적 가치만 지닌 정보를 말한다. 기록 보존 일정은 일반적으로 일시적 자료를 목적을 다한 뒤 폐기할 수 있도록 허용한다. 여러 기관이 Teams 채팅을 이렇게 규정한다. BC의 메모는 자동 삭제가 "일시적 정보를 불필요하게 '보류'할 필요를 없애 줄 것"이라고 말한다. Waterloo는 더 직설적으로, 채팅 메시지는 "보관하기 위한 것이 아니다"라고 쓴다.

다음은 위험이다. 조직이 저장한 메시지는 하나하나가 요청되고, 검색되고, 제출될 수 있다. Washington 주 Ecology의 공지는 채팅이 정보공개 청구, 소송 증거개시, 내부 조사의 대상이 된다는 점을 직원들에게 상기시키며 "밈과 스티커를 포함해 채팅에 올린 모든 것이 대중에게 공개될 수 있다고 가정하라"고 당부한다. 더 이상 존재하지 않는 데이터는 침해 사고로 유출될 수도 없다. UFV는 저장 비용과 함께 이 점을 이유로 꼽았다.

함정은 BC와 Ottawa의 공지 모두에 분명히 적혀 있다. "채팅 메시지가 일시적인지를 결정하는 것은 형식이 아니라 내용"이라는 것이다. 채팅에서 이뤄진 결정, 승인, 민원은 정식 기록이 될 수 있다. 타이머로 채팅을 삭제하는 방식은 사람들이 중요한 부분을 미리 영구적인 곳으로 옮겨 둘 때만 제대로 작동한다. 그리고 사람들이 잊어버리는 것이 바로 그 단계다.

'30일 후 삭제'의 이면

눈에 보이는 부분은 단순하다. 보존 기간이 지나면 메시지가 앱에서 사라진다. 내부 과정은 더 복잡하며, 이를 알면 사용자들이 헷갈려하는 몇 가지 현상이 설명된다. 아래 내용은 모두 Microsoft 문서 Teams 보존에 대해 알아보기에 근거한다.

Teams는 메시지를 Azure 기반 채팅 서비스에 보관한다. 또 규정 준수를 위해 모든 채팅 메시지를 채팅 참여자 각자의 Exchange 사서함 안 숨겨진 폴더에 복사한다. 채널 메시지는 팀의 그룹 사서함으로 간다. 보존 정책은 이 사서함 사본을 대상으로 작동한다.

메시지의 보존 기간이 지나면 Exchange 타이머 작업(Microsoft에 따르면 "실행에 보통 1~7일이 걸린다")이 이를 SubstrateHolds라는 숨겨진 폴더로 옮긴다. 이때 Teams에 삭제 지시가 전달되고, 메시지는 앱에서 사라진다. 메시지는 SubstrateHolds에 최소 하루 더 머문 뒤, 다음번 작업이 실행될 때 영구 삭제된다. Microsoft가 직접 든 예에 따르면, 1일 후 삭제하도록 설정한 정책이라도 메시지가 완전히 사라져 eDiscovery 검색에 더 이상 나타나지 않기까지 최대 16일이 걸릴 수 있다.

알아 둘 만한 결과가 세 가지 있다.

시계는 메시지를 보낸 순간부터 돌아간다. 보존 기간은 생성 날짜를 기준으로 하며, 채팅이 마지막으로 활발했던 시점과는 무관하다. 2년 된 스레드에 어제 누군가 답장을 달았더라도 기준보다 오래된 메시지는 모두 사라진다.

보존 유지(hold)는 보이지 않는 사본을 남긴다. 사서함에 소송 보존, eDiscovery 보존 또는 데이터를 보관하는 다른 보존 정책이 걸려 있으면, Microsoft는 메시지가 "Teams 앱에서는 더 이상 보이지 않지만 eDiscovery로 계속 검색할 수 있다"고 설명한다. 즉 '내 화면에서 사라졌다'와 '사라졌다'는 같은 말이 아니다. 내가 더 이상 읽을 수 없는 메시지를 고용주는 여전히 제출할 수 있다.

채팅에서 가장 엄격한 조직이 이긴다. 적어도 화면에서는. 보존 정책이 메시지를 삭제하면 Teams는 이를 "대화의 모든 사용자"에게서 제거한다. 보존 기간이 더 길거나 정책이 아예 없는 다른 조직의 사람도 마찬가지다. Microsoft에는 바로 이런 뜻밖의 상황을 다룬 문제 해결 문서가 있다. UC Irvine은 직원들에게 이를 직접 경고한다. 채팅 참여자 중 누구라도 더 제한적인 정책을 적용받으면 그 짧은 기간이 적용된다는 것이다. 30일 후 삭제하는 협력 조직과 채팅하면, 내 고용주가 모든 것을 보관하더라도 내 쪽 대화 역시 30일 뒤에는 보이지 않게 된다.

같은 문서에 나오는 몇 가지 세부 사항도 있다. 채팅에서 공유한 파일은 Teams 채팅 보존의 적용을 받지 않는다(파일은 보낸 사람의 OneDrive에 저장되어 그쪽 규칙을 따른다. 위에서 소개한 여러 공지가 공유 파일은 건드리지 않는다고 직원들에게 알린 이유다). 코드 조각, 모바일 앱에서 녹음한 음성 메모, 다른 사람의 이모지 반응은 보존 대상이 아예 아니다. 또 자신이 보낸 메시지를 삭제하면 앱에서는 즉시 사라지지만, SubstrateHolds로 옮겨지는 것은 21일 뒤다.

조직을 떠날 때

이직하거나 졸업할 때, 대부분의 사람은 자신에게 통제권이 얼마나 없는지 깨닫는다. 회사나 학교 계정이 비활성화되면 Teams에 접근할 수 없게 되고, 그와 함께 모든 채팅도 잃는다. 이후 데이터가 어떻게 되는지는 이전 고용주에게 달려 있다. Teams 메시지를 보관하는 보존 정책의 적용을 받고 있었다면, Microsoft에 따르면 사서함은 비활성 사서함이 되고 채팅은 조직의 규정 준수 팀이 계속 검색할 수 있다. 그런 정책이 없다면 데이터는 결국 계정과 함께 삭제된다. 예를 들어 Sacramento County의 정책은 부서가 연장을 요청하지 않는 한 퇴직 직원의 사서함을 90일간 보관한다.

채팅 상대들은 같은 보존 규칙 안에서 자신의 사본을 계속 가진다. 당신은 그렇지 않다.

Microsoft는 일반 회사·학교 사용자에게 '내 채팅 내보내기' 같은 기본 버튼을 제공하지 않는다. 조직 Teams 데이터 내보내기는 관리자와 규정 준수 담당자의 기능이다. 이직을 계획하고 있다면 퇴사 전에 Teams 채팅 내보내기 가이드를 읽고, 마지막 근무일 이후가 아니라 그 전에 처리하자.

개인용 Teams는 사정이 다르다

무료 개인용 Teams(teams.live.com에서 개인 Microsoft 계정으로 로그인하는 버전)에는 조직이 없으므로 보존 정책도 없다. 채팅은 직접 삭제할 때까지 남는다.

채팅을 잃는 주된 경로는 계정을 잃는 것이다. Microsoft의 계정 활동 정책은 2년 동안 사용하지 않은 Microsoft 계정을 폐쇄할 수 있다고 밝힌다. Microsoft는 개인용 Teams를 위한 공식 내보내기 기능도 제공한다. 내보내기 페이지에서 요청하고 준비될 때까지 기다린 뒤, 메시지가 JSON 파일로 담긴 아카이브를 내려받으면 된다. 빠짐없이 들어 있지만 읽기 편하지는 않다.

내 조직의 규칙을 확인하는 방법

• 배너를 찾는다. 채팅 상단에 "조직의 보존 정책에 따라 이전 메시지가 삭제되었습니다"라는 문구가 있다면 삭제 정책이 적용 중이다.
• 오래 이어진 채팅에서 가장 오래된 메시지를 확인한다. 대략 한 달, 또는 대략 1년보다 오래된 메시지가 없다면 그게 답이다.
• 사내 인트라넷이나 IT 지원 사이트에서 'Teams 채팅 보존'을 검색한다. 위 표에서 보듯 이를 공개하는 조직이 많다.
• IT 부서나 기록 관리 담당자에게 문의한다. 채널 게시물에 다른 규칙이 적용되는지도 알려 줄 수 있는데, 거의 항상 그렇다.

중요한 것을 지키려면

조직이 채팅을 삭제한다면, 우리가 읽은 거의 모든 공지의 공식 조언은 같다. 정식 기록에 해당하는 것은 채널, SharePoint 사이트 또는 조직의 기록 관리 시스템으로 옮기라는 것이다. 업무상 결정에는 이것이 올바른 답이며, 동료들이 찾을 수 있는 곳에 정보를 두는 방법이기도 하다.

그래도 나만의 사본이 필요할 때가 있다. 관리자와의 의견 충돌, 괴롭힘 신고, 합의의 증거, 혹은 다시 함께 일할 일 없는 동료와 나눈 몇 년 치 대화가 그렇다. 긴 스레드를 복사해 붙여 넣는 일은 느리고, 날짜와 이름도 빠진다. 우리가 만든 Chat Exporter for Teams는 바로 그 빈틈을 메우기 위한 도구다. Teams 웹 앱에서 자신의 채팅(회사, 학교, 개인 계정 모두)을 읽어 PDF, Excel/CSV, 텍스트, HTML, JSON으로 저장하는 Chrome 확장 프로그램이며, 관리자 권한이 필요 없다. 날짜가 찍히고 SHA-256 지문이 포함된 PDF도 만들 수 있어, 내보낸 뒤 파일이 변경되지 않았음을 보여 주는 데 도움이 된다. 방법은 Teams 채팅을 증거로 저장하기 가이드에서 설명한다. 아직 내게 보이는 것만 내보낼 수 있으므로, 보존 정책이 메시지를 지우기 전에는 쓸 수 있지만 지운 뒤에는 소용이 없다.

주의할 점이 하나 있다. 업무 채팅은 고용주의 것이며, 복사를 제한하는 조직도 있다. 업무 대화를 내보내기 전에 허용 가능한 사용 정책과 기록 관리 정책을 확인하고, 다른 사람의 메시지는 신중하게 다루자.

보존에 관한 마지막 한마디

Teams는 스스로 아무것도 잊지 않는다. 잊는 쪽은 사람이다. IT 부서의 누군가가 고른 설정을 통해서. 대개는 타당한 이유가 있고, 대부분의 직원이 대충 훑어본 짧은 공지와 함께인 경우가 많다. 채팅 기록에 의지하고 있다면, 아직 저장할 것이 남아 있을 때 지금 내 설정이 무엇인지 확인해 두자.