¿Cuánto tiempo guarda Microsoft Teams sus chats? Depende de quién haya puesto el temporizador

Cuando la Universidad de Waterloo activó su nueva norma de Microsoft Teams el 19 de agosto de 2025, ya había avisado a su personal de lo que iba a ver: una línea en la parte superior de sus chats indicando que se habían eliminado los mensajes más antiguos debido a la directiva de retención de la organización («We've deleted older messages due to your organization's retention policy.»). Todos los mensajes de chat con más de 90 días desaparecerían y «no podrán recuperarse».

Ese aviso es la respuesta sincera a una pregunta que mucha gente escribe a diario en los buscadores: ¿cuánto tiempo guarda Microsoft Teams mis chats? Teams no tiene un límite fijo. Lo decide cada organización, y el abanico es enorme. Hemos leído las políticas publicadas por una docena de universidades y organismos públicos y hemos encontrado historiales de chat que se borran a los siete días en un extremo y a los 400 en el otro, con los 30 días como opción más habitual.

Este artículo explica qué hace Microsoft por defecto, qué eligen de verdad las organizaciones (con fuentes), qué significa realmente «eliminado» entre bastidores y qué puede hacer usted si una conversación le importa.

La respuesta corta

• Teams personal (la versión gratuita, teams.live.com): no hay borrado automático. Sus chats se conservan hasta que usted los elimine o se cierre su cuenta de Microsoft.
• Teams del trabajo o del centro educativo, sin directiva de retención configurada: los chats se conservan indefinidamente. Nada caduca por sí solo.
• Teams del trabajo o del centro educativo con directiva de retención: los chats se eliminan al cabo del plazo que haya fijado su departamento de TI o de gestión documental. En las políticas publicadas que recogemos más abajo, va de 7 a 400 días.
• Las publicaciones de canal casi siempre reciben un trato distinto al de los chats y suelen conservarse mucho más tiempo.

Si ve el aviso de que se han eliminado los mensajes más antiguos, su organización tiene una directiva de eliminación. La antigüedad del mensaje más viejo que sigue visible en un chat con mucha actividad da una pista bastante fiable de su duración.

Lo que hace Microsoft por defecto: guardarlo todo

De serie, Teams no tira ningún mensaje. En la documentación de Microsoft, el borrado es algo que un administrador tiene que configurar mediante una directiva de retención, para cuando «necesite eliminar mensajes de Teams por motivos de cumplimiento». Mientras nadie lo haga, los chats no caducan. Dos organismos públicos lo dijeron con claridad cuando cambiaron de rumbo. El Chief Records Officer de la Columbia Británica escribió en un memorando de 2021 que Teams se había desplegado en toda la administración en abril de 2020 sin directivas de retención ni de eliminación, de modo que «todos los registros de chat se conservaban indefinidamente». La Universidad de Ottawa dijo prácticamente lo mismo en diciembre de 2023.

Ambos avisos cuentan la misma historia de la pandemia: Teams se activó a toda prisa en 2020, se pasó por alto el debate sobre la gestión documental y solo volvió a plantearse cuando ya se habían acumulado años de chats informales. Varias de las políticas de la tabla siguiente proceden de esa etapa de puesta al día.

Lo que eligen realmente las organizaciones

Buscamos organizaciones que publiquen en una página pública el plazo de retención de sus chats de Teams y nos quedamos solo con aquellas cuyo documento original pudimos leer nosotros mismos. Esto es lo que establecen para los chats individuales y de grupo.

Hay varias cosas que llaman la atención.

Treinta días es la respuesta por defecto. Cinco de las doce organizaciones se decantaron por ese plazo, entre ellas toda la función pública de la Columbia Británica y todos los empleados del condado de Sacramento, cuya política añade que no existe la opción de una retención ampliada. A los gestores documentales les gustan los 30 días porque cubren la típica consulta de «¿qué acordamos la semana pasada?» y poco más.

Las administraciones públicas van más cortas que las universidades. Los dos plazos más breves son de organismos públicos. El Department of Ecology del estado de Washington informó a su personal de que WaTech, la agencia de TI del estado, había configurado los chats para que se eliminaran a los siete días, y de que los chats estaban «pensados para tener una naturaleza transitoria». Las universidades se concentran entre los 90 días y el año, en parte porque un semestre es largo. Ottawa eligió 150 días porque es «el equivalente a un semestre».

No todas las organizaciones borran. La base de conocimientos de TI de Michigan State University indica que, por defecto, sus mensajes de chat de Teams «siempre seguirán visibles», con la posibilidad de solicitar una retención más corta. Y Johns Hopkins demuestra que estas políticas pueden revertirse. En julio de 2026, la universidad anunció que a partir del 15 de octubre los chats se eliminarían a los 90 días; una nota de la redacción en esa misma página señala que el 29 de julio, en respuesta a las opiniones de los usuarios, el departamento de TI de Johns Hopkins decidió que la iniciativa de eliminación «no seguirá adelante por ahora». Hemos dejado fuera del gráfico a Johns Hopkins y a Michigan State porque ninguna de las dos elimina actualmente los chats con un calendario fijo.

Algunas políticas van más allá de Teams. La norma de un año de UC Irvine también abarca Google Chat y el chat de Zoom. La de Oregón se aplica a Teams, Zoom y Skype Empresarial. La norma de 30 días de Vancouver Island University incluye expresamente los chats con bots y las interacciones con Microsoft 365 Copilot.

Una salvedad sobre los datos: se trata de una muestra de organizaciones que publican sus normas, no de una encuesta a todos los clientes de Microsoft 365. Las instituciones públicas están sobrerrepresentadas porque son las que anuncian este tipo de cambios en público. La mayoría de las empresas privadas nunca publican su configuración.

Por qué las organizaciones borran los chats

Los argumentos de estos avisos son notablemente coherentes y proceden de la gestión documental, no del departamento de TI.

La idea central es la del documento transitorio: información con valor a corto plazo, como una llamada telefónica o una conversación de pasillo. Los calendarios de conservación suelen permitir desechar el material transitorio una vez cumplida su función. Varias instituciones encuadran así los chats de Teams. El memorando de la Columbia Británica afirma que la eliminación automática «debería evitar la necesidad de "retener" información transitoria innecesariamente». Waterloo lo dice sin rodeos: los mensajes de chat «no están pensados para conservarse».

Luego está el riesgo. Cualquier mensaje que almacene una organización puede ser solicitado, buscado y aportado. El boletín de Ecology en Washington recuerda al personal que los chats están sujetos a solicitudes de acceso a documentos públicos, a la exhibición de pruebas en litigios y a investigaciones internas, y le pide que «dé por hecho que cualquier cosa que ponga en el Chat, incluidos memes y stickers, puede llegar a verla el público». Los datos que ya no existen tampoco pueden filtrarse en una brecha de seguridad, algo que UFV incluyó entre sus motivos, junto con los costes de almacenamiento.

El problema está explicado con todas las letras en los avisos de la Columbia Británica y de Ottawa: es «el contenido de un mensaje de chat lo que determina si es transitorio, y no la forma». Una decisión, una aprobación o una queja expresada en un chat puede ser un documento en toda regla. Borrar los chats con temporizador solo funciona si antes se trasladan las partes importantes a un lugar permanente, y ese es justo el paso que la gente olvida.

Qué significa «eliminado a los 30 días» entre bastidores

La parte visible es sencilla: transcurrido el plazo de retención, los mensajes desaparecen de la aplicación. Por detrás es más complejo, y eso explica algunas cosas que desconciertan a los usuarios. Todo lo que sigue procede de la documentación de Microsoft, Más información sobre la retención para Teams.

Teams guarda los mensajes en un servicio de chat basado en Azure. Por motivos de cumplimiento, también copia cada mensaje de chat en una carpeta oculta del buzón de Exchange de cada participante; los mensajes de canal van al buzón de grupo del equipo. Las directivas de retención actúan sobre esas copias de los buzones.

Cuando un mensaje supera su período de retención, un trabajo de temporizador de Exchange (que, según Microsoft, «tarda entre 1 y 7 días en ejecutarse») lo traslada a una carpeta oculta llamada SubstrateHolds. En ese momento se ordena a Teams que lo elimine y desaparece de la aplicación. Permanece en SubstrateHolds al menos un día más y se elimina de forma permanente la siguiente vez que se ejecuta el trabajo. El propio ejemplo de Microsoft: una directiva configurada para eliminar al cabo de un día puede tardar hasta 16 días en hacer desaparecer el mensaje para siempre, de modo que ya no aparezca en las búsquedas de eDiscovery.

Hay tres consecuencias que conviene conocer.

El reloj empieza a correr cuando se envía el mensaje. La retención se basa en la fecha de creación, no en la última actividad del chat. Un hilo de hace dos años al que alguien respondió ayer pierde igualmente todo lo que supere el límite.

Las retenciones guardan una copia que usted no ve. Si un buzón está sujeto a una suspensión por litigio, a una retención de eDiscovery o a otra directiva de retención que conserve datos, Microsoft afirma que los mensajes «ya no estarán visibles en la aplicación de Teams, pero seguirán siendo detectables con eDiscovery». Así que «desaparecido de mi pantalla» y «desaparecido» no son lo mismo. Puede que su empresa siga pudiendo aportar un mensaje que usted ya no puede leer.

La organización más estricta del chat se impone, al menos en pantalla. Cuando una directiva de retención elimina un mensaje, Teams lo borra «para todos los usuarios de la conversación», incluidas las personas de otra organización con una directiva más larga o sin ninguna. Microsoft tiene un artículo de solución de problemas dedicado precisamente a esta sorpresa. UC Irvine advierte de ello directamente a su personal: si alguien de un chat tiene una directiva más restrictiva, se aplica ese plazo más corto. Si chatea con una organización asociada que borra a los 30 días, su parte de la conversación también deja de verse a los 30 días, aunque su propia empresa lo conserve todo.

Algunos detalles más de la misma documentación: los archivos compartidos en un chat no están cubiertos por la retención de chats de Teams (se guardan en el OneDrive de quien los envía y siguen sus reglas, por eso varios de los avisos anteriores aseguran al personal que sus archivos compartidos no se tocarán). Los fragmentos de código, las notas de voz grabadas en la aplicación móvil y las reacciones con emoji de otras personas no se conservan en absoluto con la retención. Y cuando usted elimina uno de sus propios mensajes, desaparece de la aplicación al instante, pero no se traslada a SubstrateHolds hasta pasados 21 días.

Cuando deja la organización

Dejar un empleo o terminar los estudios es el momento en que la mayoría de la gente descubre el poco control que tiene. En cuanto se desactiva su cuenta del trabajo o del centro educativo, pierde el acceso a Teams y, con él, a todos sus chats. Lo que ocurra después con los datos depende de su antigua empresa. Si le cubre una directiva de retención que conserva los mensajes de Teams, Microsoft indica que su buzón se convierte en un buzón inactivo y que el equipo de cumplimiento de la organización puede seguir buscando en los chats. Si no existe, los datos acaban eliminándose junto con la cuenta. La política del condado de Sacramento, por ejemplo, conserva el buzón de un empleado que ha causado baja durante 90 días, salvo que un departamento solicite una prórroga.

Las demás personas de sus chats conservan sus copias, sujetas a las mismas reglas de retención. Usted no.

Microsoft no ofrece a los usuarios normales del trabajo o de centros educativos ningún botón integrado para «exportar mis chats»; la exportación de datos de Teams de una organización es una función de administración y cumplimiento. Si está pensando en cambiar de trabajo, lea nuestra guía sobre cómo exportar los chats de Teams antes de dejar un empleo, y hágalo antes de su último día, no después.

Teams personal es otra historia

La versión gratuita y personal de Teams (en teams.live.com, con una cuenta personal de Microsoft) no depende de ninguna organización y, por tanto, no tiene directiva de retención. Los chats se conservan hasta que usted los elimine.

La principal forma de perderlos es perder la cuenta. La directiva de actividad de cuentas de Microsoft establece que puede cerrar las cuentas de Microsoft que lleven dos años sin usarse. Microsoft también ofrece una exportación oficial para Teams personal: se solicita en la página de exportación, se espera a que esté lista y se descarga un archivo comprimido con los mensajes en formato JSON, completo pero nada agradable de leer.

Cómo averiguar la norma de su organización

• Busque el aviso. Si en la parte superior de un chat aparece que se han eliminado los mensajes más antiguos debido a la directiva de retención de su organización («We've deleted older messages due to your organization's retention policy»), hay una directiva de eliminación activa.
• Mire el mensaje más antiguo de un chat de larga duración. Si nada tiene más de un mes, o más de un año aproximadamente, ya tiene la respuesta.
• Busque en la intranet o en el sitio de soporte de TI «retención de chats de Teams». Muchas organizaciones lo publican, como muestra la tabla anterior.
• Pregunte al departamento de TI o a su responsable de gestión documental. También podrán decirle si las publicaciones de canal siguen una norma distinta, que es lo que ocurre casi siempre.

Conservar lo que importa

Si su organización elimina los chats, el consejo oficial de casi todos los avisos que hemos leído es el mismo: traslade todo lo que sea un documento de verdad a un canal, a un sitio de SharePoint o al sistema de gestión documental de su organización. Es la respuesta correcta para las decisiones de trabajo, y deja la información donde los compañeros pueden encontrarla.

A veces necesita su propia copia: un desacuerdo con un superior, una denuncia por acoso, la prueba de un acuerdo o, sencillamente, años de conversaciones con un compañero con el que ya no volverá a trabajar. Copiar y pegar un hilo largo es lento y se pierden las fechas y los nombres. Ese es el hueco que viene a cubrir nuestro Chat Exporter for Teams. Es una extensión de Chrome que lee sus propios chats en la aplicación web de Teams (cuentas del trabajo, de centros educativos o personales) y los guarda en PDF, Excel/CSV, texto, HTML o JSON, sin necesidad de permisos de administrador. También puede generar un PDF fechado con una huella SHA-256, lo que ayuda a demostrar que el archivo no se ha modificado desde la exportación; nuestra guía sobre cómo guardar un chat de Teams como prueba explica cómo hacerlo. Solo puede exportar lo que usted todavía ve, así que funciona antes de que una directiva de retención elimine los mensajes, no después.

Una advertencia: los chats del trabajo pertenecen a su empresa, y algunas organizaciones restringen su copia. Revise sus políticas de uso aceptable y de gestión documental antes de exportar conversaciones de trabajo, y trate con cuidado los mensajes de otras personas.

Una última palabra sobre la retención

Teams no olvida nada por sí solo. Quienes olvidan son las personas, mediante un ajuste que alguien de TI eligió, normalmente por buenas razones, a menudo con un breve aviso que la mayoría de la plantilla leyó por encima. Si depende de su historial de chats, averigüe ya cuál es su configuración, mientras todavía quede algo que guardar.