Quando a Universidade de Waterloo ativou sua nova regra do Microsoft Teams, em 19 de agosto de 2025, já havia avisado os funcionários sobre o que eles iriam ver: uma linha no topo dos chats informando que as mensagens mais antigas tinham sido excluídas devido à política de retenção da organização ("We've deleted older messages due to your organization's retention policy."). Toda mensagem de chat com mais de 90 dias seria apagada e "não poderá ser recuperada".
Esse aviso é a resposta honesta para uma pergunta que muita gente digita todos os dias nos buscadores: por quanto tempo o Microsoft Teams guarda meus chats? O Teams em si não tem um limite fixo. Quem define é a sua organização, e a variação é enorme. Lemos as políticas publicadas por uma dúzia de universidades e órgãos públicos e encontramos históricos de chat sendo apagados depois de prazos que vão de sete a 400 dias, sendo 30 dias a escolha mais comum.
Este artigo mostra o que a Microsoft faz por padrão, o que as organizações realmente escolhem (com fontes), o que "excluído" significa de fato nos bastidores e o que você pode fazer se uma conversa for importante para você.
A resposta curta
- Teams pessoal (a versão gratuita, teams.live.com): não há exclusão automática. Seus chats ficam guardados até você excluí-los ou até sua conta Microsoft ser encerrada.
- Teams corporativo ou educacional, sem política de retenção configurada: os chats são mantidos indefinidamente. Nada expira sozinho.
- Teams corporativo ou educacional com política de retenção: os chats são excluídos depois do prazo definido pela equipe de TI ou de gestão de documentos. Nas políticas publicadas listadas abaixo, esse prazo vai de 7 a 400 dias.
- As postagens em canais quase sempre recebem um tratamento diferente do dos chats e costumam ser mantidas por muito mais tempo.
Se você vê o aviso de que as mensagens mais antigas foram excluídas, sua organização tem uma política de exclusão. A idade da mensagem mais antiga ainda visível em um chat movimentado dá uma boa pista de qual é o prazo.
O padrão da Microsoft: guardar tudo
De fábrica, o Teams não joga mensagens fora. Na documentação da Microsoft, a exclusão é algo que um administrador precisa configurar com uma política de retenção, para quando "você precisar excluir mensagens do Teams por razões de conformidade". Até que alguém faça isso, os chats não expiram. Dois órgãos públicos disseram isso com todas as letras quando mudaram de rumo. O Chief Records Officer da Colúmbia Britânica escreveu em um memorando de 2021 que o Teams tinha sido implantado em todo o governo em abril de 2020 sem nenhuma política de retenção ou de exclusão, de modo que "todos os registros de chat eram mantidos indefinidamente". A Universidade de Ottawa disse quase a mesma coisa em dezembro de 2023.
Os dois comunicados contam a mesma história da pandemia: o Teams foi ativado às pressas em 2020, a discussão sobre gestão de documentos foi deixada de lado e só voltou à pauta depois que anos de conversas informais tinham se acumulado. Várias das políticas da tabela abaixo são desse período de recuperação do atraso.
O que as organizações realmente escolhem
Procuramos organizações que publicam o prazo de retenção dos chats do Teams em uma página pública e mantivemos apenas aquelas cujo documento original conseguimos ler nós mesmos. Veja o que elas determinam para chats individuais e em grupo.
| Organização | Chats excluídos após | Em vigor desde | Postagens em canais | Fonte |
|---|---|---|---|---|
| Washington State Dept. of Ecology (EUA) | 7 dias | antes de set. de 2023 | Sem exclusão padrão | Boletim interno da Ecology, 27/09/2023 |
| BC Public Service (Canadá) | 30 dias | 31/05/2021 | Mantidas até serem excluídas | Memorando do Chief Records Officer |
| Sacramento County (EUA) | 30 dias, sem prorrogação | Política 6-3104 | 2 anos | Política do condado |
| University of Toronto (Canadá) | 30 dias | 01/10/2024 | Não afetadas | Comunicado do EASI |
| Vancouver Island University (Canadá) | 30 dias | Não informado | Não afetadas | Base de conhecimento de TI da VIU |
| Kansas State University (EUA) | 30 dias | Não informado | 365 dias | Tabela de retenção da K-State |
| University of Waterloo (Canadá) | 90 dias | 19/08/2025 | Não afetadas | Comunicado de Waterloo, 09/07/2025 |
| University of Ottawa (Canadá) | 150 dias | 30/01/2024 | Mantidas até serem excluídas | Notícias da uOttawa |
| University of Oregon (EUA) | 180 dias | 30/06/2021 | Não informado | UO Records Management |
| University of the Fraser Valley (Canadá) | 180 dias | 31/12/2021 | Não afetadas | Anúncio da UFV |
| UC Irvine (EUA) | 1 ano | 20/12/2024 | Não informado | Comunicado do OIT da UCI |
| Purdue University (EUA) | 400 dias | 10/10/2025 | Não afetadas | Notícias da Purdue IT |
Algumas coisas chamam a atenção.
Trinta dias é a resposta padrão. Cinco das doze organizações ficaram com esse prazo, entre elas todo o serviço público da Colúmbia Britânica e todos os funcionários do condado de Sacramento, onde a política acrescenta que não existe opção de retenção estendida. Os gestores de documentos gostam dos 30 dias porque cobrem a típica consulta do tipo "o que combinamos na semana passada?" e pouco mais.
Governos adotam prazos mais curtos que universidades. Os dois menores prazos são de órgãos públicos. O Department of Ecology do estado de Washington informou aos funcionários que a WaTech, agência de TI do estado, havia configurado os chats para serem excluídos após sete dias, e que os chats eram "feitos para ser de natureza transitória". As universidades se concentram entre 90 dias e um ano, em parte porque um semestre é longo. Ottawa escolheu 150 dias porque isso é "equivalente a um semestre".
Nem toda organização exclui. A base de conhecimento de TI da Michigan State University diz que, por padrão, as mensagens de chat do Teams "permanecerão sempre visíveis", com retenção mais curta disponível mediante solicitação. E a Johns Hopkins mostra que essas políticas podem ser revertidas. Em julho de 2026, a universidade anunciou que os chats seriam excluídos após 90 dias a partir de 15 de outubro; uma nota do editor na mesma página informa que, em 29 de julho, em resposta ao feedback dos usuários, a TI da Johns Hopkins decidiu que a iniciativa de exclusão "não seguirá adiante neste momento". Deixamos Johns Hopkins e Michigan State fora do gráfico porque nenhuma das duas exclui chats atualmente com um prazo fixo.
Algumas políticas vão além do Teams. A regra de um ano da UC Irvine também abrange o Google Chat e o chat do Zoom. A do Oregon se aplica ao Teams, ao Zoom e ao Skype for Business. A regra de 30 dias da Vancouver Island University inclui explicitamente chats com bots e interações com o Microsoft 365 Copilot.
Uma ressalva sobre os dados: trata-se de uma amostra de organizações que publicam suas regras, não de um levantamento de todos os clientes do Microsoft 365. As instituições públicas estão super-representadas porque são elas que anunciam esse tipo de mudança publicamente. A maioria das empresas privadas nunca divulga sua configuração.
Por que as organizações excluem chats
O raciocínio presente nesses comunicados é notavelmente consistente, e vem da gestão de documentos, não da TI.
A ideia central é a do documento transitório: informação com valor de curto prazo, como um telefonema ou uma conversa de corredor. As tabelas de temporalidade geralmente permitem que as organizações descartem o material transitório depois que ele cumpriu sua função. Várias instituições enquadram os chats do Teams dessa forma. O memorando da Colúmbia Britânica diz que a exclusão automática "deve evitar a necessidade de 'guardar' informações transitórias sem necessidade". Waterloo é mais direta: as mensagens de chat "não foram feitas para ser guardadas".
Depois vem o risco. Toda mensagem que uma organização armazena pode ser requisitada, pesquisada e apresentada. O boletim da Ecology, em Washington, lembra aos funcionários que os chats estão sujeitos a pedidos de acesso a registros públicos, à produção de provas em processos judiciais e a investigações internas, e orienta: "presuma que qualquer coisa que você colocar no Chat, inclusive memes e figurinhas, pode ser vista pelo público". Dados que não existem mais também não podem vazar em um incidente de segurança, argumento que a UFV listou entre seus motivos, ao lado dos custos de armazenamento.
O porém está explicado com todas as letras nos comunicados da Colúmbia Britânica e de Ottawa: é "o conteúdo de uma mensagem de chat que determina se ela é transitória, e não a forma". Uma decisão, uma aprovação ou uma reclamação feita em um chat pode ser um documento de verdade. Excluir chats com prazo marcado só funciona se as pessoas transferirem antes as partes importantes para um lugar permanente, e esse é exatamente o passo que costuma ser esquecido.
O que "excluído após 30 dias" significa nos bastidores
A parte visível é simples: depois do prazo de retenção, as mensagens somem do aplicativo. Nos bastidores, a coisa é mais complicada, e isso explica algumas situações que confundem os usuários. Tudo o que vem a seguir está na documentação da Microsoft, Saiba mais sobre retenção para o Teams.
O Teams guarda as mensagens em um serviço de chat baseado no Azure. Para fins de conformidade, ele também copia cada mensagem de chat para uma pasta oculta na caixa de correio do Exchange de cada participante do chat; as mensagens de canal vão para a caixa de correio de grupo da equipe. As políticas de retenção atuam sobre essas cópias nas caixas de correio.
Quando uma mensagem ultrapassa seu período de retenção, um trabalho de temporizador do Exchange (que, segundo a Microsoft, "leva de 1 a 7 dias para ser executado") a move para uma pasta oculta chamada SubstrateHolds. Nesse momento, o Teams recebe a ordem de excluí-la, e ela some do aplicativo. A mensagem fica na SubstrateHolds por pelo menos mais um dia e é excluída permanentemente na próxima execução do trabalho. O exemplo da própria Microsoft: uma política configurada para excluir após um dia pode levar até 16 dias até que a mensagem desapareça de vez e não apareça mais nas pesquisas de Descoberta Eletrônica (eDiscovery).
Vale a pena conhecer três consequências.
A contagem começa quando a mensagem é enviada. A retenção se baseia na data de criação, não na última atividade do chat. Uma conversa de dois anos atrás que alguém respondeu ontem perde, mesmo assim, tudo o que for mais antigo que o limite.
As retenções mantêm uma cópia que você não vê. Se uma caixa de correio estiver sob Retenção de Litígio, retenção de Descoberta Eletrônica ou outra política de retenção que preserve dados, a Microsoft diz que as mensagens "não estarão mais visíveis no aplicativo Teams, mas continuarão a ser detectáveis com a Descoberta Eletrônica". Ou seja, "sumiu da minha tela" e "sumiu" não são a mesma coisa. Seu empregador ainda pode conseguir apresentar uma mensagem que você já não consegue ler.
A organização mais rigorosa do chat prevalece, pelo menos na tela. Quando uma política de retenção exclui uma mensagem, o Teams a remove "para todos os usuários na conversa", inclusive pessoas de outra organização com uma política mais longa ou sem política nenhuma. A Microsoft tem um artigo de solução de problemas exatamente sobre essa surpresa. A UC Irvine alerta os funcionários diretamente: se alguém em um chat tiver uma política mais restritiva, vale esse prazo mais curto. Se você conversa com uma organização parceira que exclui após 30 dias, a sua parte da conversa também some da tela após 30 dias, mesmo que o seu empregador guarde tudo.
Mais alguns detalhes da mesma documentação: arquivos compartilhados em um chat não são cobertos pela retenção de chats do Teams (eles ficam no OneDrive de quem os enviou e seguem as regras dele, e é por isso que vários dos comunicados acima garantem aos funcionários que os arquivos compartilhados não serão afetados). Trechos de código, memorandos de voz gravados no aplicativo móvel e reações com emoji de outras pessoas não são preservados pela retenção de forma alguma. E quando você exclui uma mensagem sua, ela some do aplicativo na hora, mas só vai para a SubstrateHolds depois de 21 dias.
Quando você sai da organização
Sair de um emprego ou se formar é o momento em que a maioria das pessoas descobre o pouco controle que tem. Assim que sua conta corporativa ou educacional é desativada, você perde o acesso ao Teams e, com ele, a todos os chats. O que acontece com os dados depois disso depende do seu antigo empregador. Se você estiver coberto por uma política de retenção que preserva mensagens do Teams, a Microsoft diz que sua caixa de correio se torna uma caixa de correio inativa e os chats continuam pesquisáveis pela equipe de conformidade da organização. Sem essa política, os dados acabam sendo excluídos junto com a conta. A política do condado de Sacramento, por exemplo, mantém a caixa de correio de um funcionário desligado por 90 dias, a menos que um departamento peça prorrogação.
As outras pessoas dos seus chats ficam com as cópias delas, sujeitas às mesmas regras de retenção. Você não.
A Microsoft não oferece aos usuários comuns de contas corporativas ou educacionais nenhum botão nativo de "exportar meus chats"; a exportação de dados do Teams de uma organização é uma função de administração e conformidade. Se você está planejando uma mudança, leia nosso guia sobre como exportar chats do Teams antes de sair de um emprego, e faça isso antes do seu último dia, não depois.
O Teams pessoal é outra história
A versão gratuita e pessoal do Teams (em teams.live.com, com uma conta Microsoft pessoal) não está vinculada a nenhuma organização e, portanto, não tem política de retenção. Os chats ficam guardados até você excluí-los.
A principal forma de perdê-los é perder a conta. A política de atividade de conta da Microsoft diz que a empresa pode encerrar contas Microsoft que não forem usadas por dois anos. A Microsoft também oferece uma exportação oficial para o Teams pessoal: você faz a solicitação na página de exportação, espera ela ficar pronta e baixa um arquivo compactado com suas mensagens em um arquivo JSON, completo, mas nada agradável de ler.
Como descobrir a regra da sua organização
- Procure o aviso. Uma mensagem no topo de um chat informando que as mensagens mais antigas foram excluídas devido à política de retenção da sua organização ("We've deleted older messages due to your organization's retention policy") significa que há uma política de exclusão ativa.
- Confira a mensagem mais antiga de um chat de longa data. Se nada tiver mais de mais ou menos um mês, ou mais ou menos um ano, você tem sua resposta.
- Pesquise na intranet ou no site de suporte de TI por "retenção de chats do Teams". Muitas organizações publicam essa informação, como mostra a tabela acima.
- Pergunte à TI ou ao responsável pela gestão de documentos. Eles também podem dizer se as postagens em canais seguem uma regra diferente, o que quase sempre acontece.
Guardando o que importa
Se a sua organização exclui chats, a orientação oficial de quase todos os comunicados que lemos é a mesma: transfira tudo o que for um documento de verdade para um canal, um site do SharePoint ou o sistema de gestão de documentos da organização. Essa é a resposta certa para decisões de trabalho, e mantém a informação onde os colegas conseguem encontrá-la.
Às vezes você precisa da sua própria cópia: um desentendimento com um gestor, uma denúncia de assédio, a prova de um acordo ou simplesmente anos de conversas com um colega com quem você não vai mais trabalhar. Copiar e colar uma conversa longa é demorado e faz perder datas e nomes. Foi para essa lacuna que criamos o Chat Exporter for Teams. É uma extensão do Chrome que lê seus próprios chats no aplicativo web do Teams (contas corporativas, educacionais ou pessoais) e os salva em PDF, Excel/CSV, texto, HTML ou JSON, sem precisar de permissões de administrador. Ela também pode gerar um PDF com data e uma impressão digital SHA-256, o que ajuda a mostrar que o arquivo não foi alterado desde a exportação; nosso guia sobre como salvar um chat do Teams como prova explica como fazer. Ela só consegue exportar o que ainda está visível para você, então funciona antes que uma política de retenção remova as mensagens, não depois.
Um alerta: chats de trabalho pertencem ao seu empregador, e algumas organizações restringem a cópia deles. Verifique as políticas de uso aceitável e de gestão de documentos antes de exportar conversas de trabalho, e trate as mensagens de outras pessoas com cuidado.
Uma palavra final sobre retenção
O Teams não esquece nada sozinho. Quem esquece são as pessoas, por meio de uma configuração que alguém da TI escolheu, geralmente por bons motivos, muitas vezes com um comunicado curto que a maioria dos funcionários leu por cima. Se você depende do histórico de chats, descubra agora qual é a sua configuração, enquanto ainda há algo para guardar.