كم من الوقت يحتفظ Microsoft Teams بدردشاتك؟ الأمر يتوقف على من ضبط المؤقت

عندما فعّلت University of Waterloo قاعدتها الجديدة في Microsoft Teams يوم 19 أغسطس 2025، نبّهت موظفيها إلى ما سيرونه: سطر في أعلى الدردشات نصه «لقد حذفنا الرسائل الأقدم بسبب نهج الاستبقاء الخاص بمؤسستك» ("We've deleted older messages due to your organization's retention policy."). كل رسالة دردشة يزيد عمرها على 90 يومًا ستُحذف، و«لن يكون بالإمكان استردادها».

هذا الإشعار هو الإجابة الصادقة عن سؤال يكتبه الناس في محركات البحث كل يوم: كم من الوقت يحتفظ Microsoft Teams بدردشاتي؟ ليس لدى Teams نفسه حدّ ثابت. مؤسستك هي التي تختار المدة، والنطاق واسع للغاية. اطّلعنا على السياسات المنشورة لاثنتي عشرة جامعة وهيئة عامة، فوجدنا أن سجلات الدردشة تُمحى بعد مدة تتراوح بين سبعة أيام و400 يوم، وأن 30 يومًا هي الخيار الأكثر شيوعًا.

يتناول هذا المقال ما تفعله Microsoft افتراضيًا، وما تختاره المؤسسات فعليًا (مع المصادر)، وما يعنيه «الحذف» حقًا خلف الكواليس، وما يمكنك فعله إذا كانت محادثة ما مهمة بالنسبة إليك.

الإجابة المختصرة

• Teams الشخصي (الإصدار المجاني، teams.live.com): لا حذف تلقائي. تبقى دردشاتك إلى أن تحذفها بنفسك أو يُغلق حساب Microsoft الخاص بك.
• Teams للعمل أو المدرسة، من دون نهج استبقاء مُعَدّ: تُحفظ الدردشات إلى أجل غير مسمى. لا ينتهي أي شيء من تلقاء نفسه.
• Teams للعمل أو المدرسة مع نهج استبقاء: تُحذف الدردشات بعد المدة التي حددها قسم تكنولوجيا المعلومات أو فريق إدارة السجلات لديك. وفي السياسات المنشورة أدناه، تتراوح هذه المدة بين 7 أيام و400 يوم.
• تُعامَل منشورات القنوات بشكل مختلف عن الدردشات في كل الحالات تقريبًا، وغالبًا ما تُحفظ لمدة أطول بكثير.

إذا ظهر لك إشعار «لقد حذفنا الرسائل الأقدم»، فهذا يعني أن مؤسستك تطبّق سياسة حذف. وعمر أقدم رسالة لا تزال ظاهرة في دردشة نشطة يعطي فكرة معقولة عن مدتها.

الإعداد الافتراضي لدى Microsoft: الاحتفاظ بكل شيء

لا يتخلص Teams من الرسائل في إعداده الأصلي. ففي وثائق Microsoft، يُعدّ الحذف أمرًا يتعين على المسؤول إعداده عبر نهج استبقاء، للحالات التي «تحتاج فيها إلى حذف رسائل Teams لأسباب تتعلق بالتوافق». وإلى أن يفعل أحد ذلك، لا تنتهي صلاحية الدردشات. وقد عبّرت هيئتان عامتان عن ذلك بوضوح عندما غيّرتا مسارهما. فقد كتب كبير مسؤولي السجلات (Chief Records Officer) في مقاطعة كولومبيا البريطانية في مذكرة عام 2021 أن Teams طُرح في أنحاء الحكومة في أبريل 2020 من دون أي سياسات للاستبقاء أو الحذف، ولذلك «احتُفظ بجميع سجلات الدردشة إلى أجل غير مسمى». وقالت University of Ottawa الشيء نفسه تقريبًا في ديسمبر 2023.

يروي الإشعاران القصة ذاتها من حقبة الجائحة: شُغّل Teams على عجل في عام 2020، وأُغفل النقاش حول إدارة السجلات، ولم يعد إلى الواجهة إلا بعد أن تراكمت سنوات من الدردشات غير الرسمية. ويعود عدد من السياسات الواردة في الجدول أدناه إلى فترة التدارك تلك.

ما تختاره المؤسسات فعليًا

بحثنا عن مؤسسات تنشر مدة استبقاء دردشات Teams على صفحة عامة، واكتفينا بتلك التي تمكّنا من قراءة وثيقتها الأصلية بأنفسنا. وفي ما يلي ما تنص عليه بشأن الدردشات الفردية والجماعية.

تبرز هنا بضع ملاحظات.

ثلاثون يومًا هي الإجابة المعتادة. استقرت خمس مؤسسات من أصل اثنتي عشرة على هذه المدة، من بينها الخدمة العامة في كولومبيا البريطانية بأكملها وجميع موظفي Sacramento County، حيث تضيف السياسة أنه لا يوجد خيار للاستبقاء الممتد. ويفضّل مديرو السجلات مدة 30 يومًا لأنها تغطي بحثًا نموذجيًا من نوع «على ماذا اتفقنا الأسبوع الماضي؟» ولا تكاد تتجاوزه.

الجهات الحكومية تختار مددًا أقصر من الجامعات. أقصر مدتين تعودان إلى هيئات عامة. فقد أبلغت Department of Ecology في ولاية واشنطن موظفيها أن WaTech، وكالة تكنولوجيا المعلومات في الولاية، ضبطت الدردشات لتُحذف بعد سبعة أيام، وأن الدردشات «يُقصد بها أن تكون عابرة بطبيعتها». أما الجامعات فتتجمع بين 90 يومًا وسنة، ويعود ذلك جزئيًا إلى طول الفصل الدراسي. فقد اختارت Ottawa مدة 150 يومًا لأنها «تعادل فصلًا دراسيًا واحدًا».

ليست كل المؤسسات تحذف. تقول قاعدة معارف تكنولوجيا المعلومات في Michigan State University إن رسائل دردشة Teams لديها «ستظل مرئية دائمًا» افتراضيًا، مع إمكانية تطبيق استبقاء أقصر عند الطلب. وتُظهر Johns Hopkins أن هذه السياسات قابلة للتراجع عنها. ففي يوليو 2026 أعلنت الجامعة أن الدردشات ستُحذف بعد 90 يومًا اعتبارًا من 15 أكتوبر؛ غير أن ملاحظة من المحرر على الصفحة نفسها تفيد بأن Johns Hopkins IT قررت في 29 يوليو، استجابةً لملاحظات المستخدمين، أن مبادرة الحذف «لن تمضي قدمًا في الوقت الحالي». وقد استبعدنا Johns Hopkins وMichigan State من المخطط لأن أيًّا منهما لا تحذف الدردشات حاليًا وفق جدول زمني ثابت.

بعض السياسات تتجاوز Teams. فقاعدة السنة الواحدة في UC Irvine تشمل أيضًا Google Chat ودردشة Zoom. وتنطبق قاعدة Oregon على Teams وZoom وSkype for Business. أما قاعدة الثلاثين يومًا في Vancouver Island University فتشمل صراحةً الدردشات مع روبوتات المحادثة والتفاعلات مع Microsoft 365 Copilot.

تحفّظ بشأن البيانات: هذه عيّنة من المؤسسات التي تنشر قواعدها، وليست مسحًا لجميع عملاء Microsoft 365. والمؤسسات العامة ممثَّلة فيها بأكثر من حجمها لأنها هي التي تعلن مثل هذه التغييرات علنًا. أما معظم الشركات الخاصة فلا تنشر إعداداتها على الإطلاق.

لماذا تحذف المؤسسات الدردشات أصلًا

يتسم المنطق الوارد في هذه الإشعارات باتساق لافت، وهو نابع من إدارة السجلات لا من تكنولوجيا المعلومات.

الفكرة الأساسية هي السجل العابر (transitory record): معلومات ذات قيمة قصيرة الأجل، مثل مكالمة هاتفية أو حديث عابر في الممر. وتسمح جداول الاستبقاء عمومًا للمؤسسات بالتخلص من المواد العابرة بمجرد أن تؤدي غرضها. وتنظر مؤسسات عدة إلى دردشات Teams من هذا المنظور. إذ تقول مذكرة كولومبيا البريطانية إن الحذف التلقائي «من شأنه أن يجنّب الحاجة إلى "احتجاز" المعلومات العابرة بلا داعٍ». وتعبّر Waterloo عن ذلك بصراحة أكبر: رسائل الدردشة «ليس المقصود منها أن تُحفظ».

ثم هناك المخاطر. فكل رسالة تخزّنها المؤسسة يمكن أن تُطلب وأن يُبحث فيها وأن تُقدَّم. وتذكّر نشرة Ecology في واشنطن الموظفين بأن الدردشات تخضع لطلبات الاطلاع على السجلات العامة، ولإجراءات الكشف عن الأدلة في الدعاوى القضائية، وللتحقيقات الداخلية، وتطلب منهم أن «يفترضوا أن أي شيء يكتبونه في Chat، بما في ذلك الميمات والملصقات، قد يطّلع عليه الجمهور». كما أن البيانات التي لم تعد موجودة لا يمكن أن تتسرب في أي اختراق، وهو ما أدرجته UFV ضمن أسبابها، إلى جانب تكاليف التخزين.

أما المشكلة فيوضحها إشعارا كولومبيا البريطانية وOttawa صراحةً: «محتوى رسالة الدردشة هو الذي يحدد ما إذا كانت عابرة، لا شكلها». فالقرار أو الموافقة أو الشكوى التي تُطرح في دردشة قد تشكّل سجلًا حقيقيًا. ولا ينجح حذف الدردشات وفق مؤقت إلا إذا نقل الناس الأجزاء المهمة أولًا إلى مكان دائم، وهذه بالضبط الخطوة التي ينساها الناس.

ماذا يعني «الحذف بعد 30 يومًا» خلف الكواليس

الجزء الظاهر بسيط: بعد انقضاء مدة الاستبقاء، تختفي الرسائل من التطبيق. أما ما يجري في الخلفية فأكثر تعقيدًا، وهو يفسّر بعض الأمور التي تُربك المستخدمين. وكل ما يلي مأخوذ من وثائق Microsoft بعنوان التعرف على الاستبقاء في Teams.

يحفظ Teams الرسائل في خدمة دردشة قائمة على Azure. ولأغراض التوافق، ينسخ أيضًا كل رسالة دردشة إلى مجلد مخفي في علبة بريد Exchange الخاصة بكل مشارك في الدردشة؛ أما رسائل القنوات فتذهب إلى علبة بريد المجموعة الخاصة بالفريق. وتعمل نُهج الاستبقاء على هذه النسخ المحفوظة في علب البريد.

عندما تتجاوز رسالة مدة استبقائها، تنقلها مهمة مؤقت في Exchange (تقول Microsoft إنها «تستغرق عادةً من 1 إلى 7 أيام حتى تعمل») إلى مجلد مخفي يُسمى SubstrateHolds. عند هذه النقطة يُطلب من Teams حذفها، فتختفي من التطبيق. وتبقى في SubstrateHolds يومًا إضافيًا على الأقل، ثم تُحذف نهائيًا في المرة التالية التي تعمل فيها المهمة. ومثال Microsoft نفسها: نهج مضبوط على الحذف بعد يوم واحد قد يستغرق ما يصل إلى 16 يومًا قبل أن تختفي الرسالة نهائيًا ولا تعود تظهر في عمليات البحث عبر الاكتشاف الإلكتروني (eDiscovery).

ثمة ثلاث عواقب تستحق المعرفة.

يبدأ العدّ لحظة إرسال الرسالة. يستند الاستبقاء إلى تاريخ الإنشاء، لا إلى آخر مرة كانت فيها الدردشة نشطة. فسلسلة رسائل عمرها عامان ردّ عليها أحدهم بالأمس ستفقد مع ذلك كل ما هو أقدم من الحد الفاصل.

الاحتجاز يُبقي نسخة لا يمكنك رؤيتها. إذا كانت علبة البريد خاضعة لاحتجاز التقاضي (litigation hold) أو لاحتجاز الاكتشاف الإلكتروني أو لنهج استبقاء آخر يحتفظ بالبيانات، تقول Microsoft إن الرسائل «لن تعود مرئية في تطبيق Teams، لكنها ستظل قابلة للاكتشاف عبر الاكتشاف الإلكتروني». أي إن «اختفت من شاشتي» و«اختفت» ليسا الشيء نفسه. فقد تظل جهة عملك قادرة على تقديم رسالة لم يعد بإمكانك قراءتها.

المؤسسة الأشد صرامة في الدردشة هي التي تنتصر، على الشاشة على الأقل. عندما يحذف نهج استبقاء رسالة ما، يزيلها Teams «لجميع المستخدمين في المحادثة»، بمن فيهم أشخاص من مؤسسة أخرى لديها نهج أطول أو لا نهج لديها على الإطلاق. ولدى Microsoft مقال لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها مخصص تحديدًا لهذه المفاجأة. وتحذّر UC Irvine موظفيها من ذلك مباشرة: إذا كان لدى أي مشارك في الدردشة نهج أكثر تقييدًا، فإن المدة الأقصر هي التي تسري. فإذا كنت تتحادث مع مؤسسة شريكة تحذف بعد 30 يومًا، فسيختفي جانبك من المحادثة أيضًا من العرض بعد 30 يومًا، حتى لو كانت جهة عملك تحتفظ بكل شيء.

وبعض التفاصيل الأخرى من الوثائق نفسها: الملفات المشتركة في دردشة لا يشملها استبقاء دردشات Teams (فهي موجودة في OneDrive الخاص بالمرسل وتخضع لقواعده، ولهذا تطمئن عدة إشعارات من تلك المذكورة أعلاه الموظفين إلى أن ملفاتهم المشتركة لن تُمس). أما مقتطفات التعليمات البرمجية والمذكرات الصوتية المسجلة في تطبيق الهاتف المحمول وتفاعلات الرموز التعبيرية من الآخرين، فلا يحتفظ بها الاستبقاء أصلًا. وعندما تحذف إحدى رسائلك بنفسك، تختفي من التطبيق فورًا، لكنها لا تُنقل إلى SubstrateHolds إلا بعد 21 يومًا.

عندما تغادر المؤسسة

ترك الوظيفة أو التخرج هو اللحظة التي يكتشف فيها معظم الناس مدى ضآلة سيطرتهم. فبمجرد تعطيل حساب العمل أو المدرسة، تفقد الوصول إلى Teams، ومعه كل دردشة. أما ما يحدث للبيانات بعد ذلك فيتوقف على جهة عملك السابقة. فإذا كان يشملك نهج استبقاء يحتفظ برسائل Teams، تقول Microsoft إن علبة بريدك تتحول إلى علبة بريد غير نشطة، وتظل الدردشات قابلة للبحث من قِبل فريق التوافق في المؤسسة. ومن دون ذلك، تُحذف البيانات في نهاية المطاف مع الحساب. فسياسة Sacramento County، على سبيل المثال، تحتفظ بعلبة بريد الموظف المنتهية خدمته لمدة 90 يومًا ما لم تطلب إحدى الإدارات تمديدها.

ويحتفظ الأشخاص الآخرون في دردشاتك بنسخهم، وفق قواعد الاستبقاء نفسها. أما أنت فلا.

لا تمنح Microsoft مستخدمي العمل والمدرسة العاديين زرًّا مدمجًا من نوع «تصدير دردشاتي»؛ فتصدير بيانات Teams المؤسسية من مهام المسؤولين وفرق التوافق. وإذا كنت تخطط للانتقال، فاقرأ دليلنا حول تصدير دردشات Teams قبل ترك الوظيفة، وافعل ذلك قبل يومك الأخير، لا بعده.

Teams الشخصي قصة مختلفة

الإصدار المجاني والشخصي من Teams (على teams.live.com، مع تسجيل الدخول بحساب Microsoft شخصي) لا تقف وراءه مؤسسة، وبالتالي لا يخضع لأي نهج استبقاء. تبقى الدردشات إلى أن تحذفها بنفسك.

والطريقة الرئيسية لفقدانها هي فقدان الحساب. إذ تنص سياسة نشاط الحساب لدى Microsoft على أنها قد تغلق حسابات Microsoft التي لم تُستخدم لمدة عامين. كما توفر Microsoft أداة تصدير رسمية لـ Teams الشخصي: تطلب التصدير من صفحة التصدير، وتنتظر حتى يُجهَّز، ثم تنزّل أرشيفًا يتضمن رسائلك في ملف JSON، وهو ملف كامل لكنه ليس مريحًا للقراءة.

كيف تعرف القاعدة المعتمدة في مؤسستك

• ابحث عن الإشعار. ظهور عبارة «لقد حذفنا الرسائل الأقدم بسبب نهج الاستبقاء الخاص بمؤسستك» في أعلى الدردشة يعني أن هناك سياسة حذف نشطة.
• تحقق من أقدم رسالة في دردشة ممتدة منذ فترة طويلة. إذا لم تجد شيئًا أقدم من شهر تقريبًا، أو سنة تقريبًا، فقد حصلت على إجابتك.
• ابحث في الشبكة الداخلية لمؤسستك أو موقع الدعم الفني عن عبارة «استبقاء دردشات Teams». كثير من المؤسسات تنشر هذه المعلومة، كما يُظهر الجدول أعلاه.
• اسأل قسم تكنولوجيا المعلومات أو مدير السجلات لديك. ويمكنهم أيضًا إخبارك ما إذا كانت منشورات القنوات تخضع لقاعدة مختلفة، وهو ما يحدث في كل الحالات تقريبًا.

الاحتفاظ بما يهم

إذا كانت مؤسستك تحذف الدردشات، فإن النصيحة الرسمية في كل الإشعارات التي قرأناها تقريبًا واحدة: انقل كل ما يُعدّ سجلًا حقيقيًا إلى قناة، أو إلى موقع SharePoint، أو إلى نظام السجلات في مؤسستك. هذه هي الإجابة الصحيحة بالنسبة إلى قرارات العمل، وهي تُبقي المعلومات حيث يستطيع الزملاء العثور عليها.

لكنك تحتاج أحيانًا إلى نسختك الخاصة: خلاف مع مدير، أو شكوى تحرش، أو إثبات لاتفاق، أو ببساطة سنوات من المحادثات مع زميل لن تعمل معه مجددًا. ونسخ سلسلة رسائل طويلة ولصقها عملية بطيئة تُضيّع التواريخ والأسماء. هذه هي الفجوة التي صُمّمت أداتنا Chat Exporter for Teams لسدّها. إنها إضافة لمتصفح Chrome تقرأ دردشاتك أنت في تطبيق Teams على الويب (حسابات العمل أو المدرسة أو الحسابات الشخصية) وتحفظها بصيغة PDF أو Excel/CSV أو نص أو HTML أو JSON، من دون الحاجة إلى صلاحيات المسؤول. ويمكنها أيضًا إنشاء ملف PDF مؤرخ مع بصمة SHA-256، ما يساعد على إثبات أن الملف لم يُعدَّل منذ تصديره؛ ويشرح دليلنا حول حفظ دردشة Teams كدليل طريقة ذلك. ولا يمكنها تصدير إلا ما لا يزال ظاهرًا لك، أي إنها تعمل قبل أن يزيل نهج الاستبقاء الرسائل، لا بعده.

تنبيه واحد: دردشات العمل ملك لجهة عملك، وبعض المؤسسات تقيّد نسخها. راجع سياسات الاستخدام المقبول والسجلات لديك قبل تصدير محادثات العمل، وتعامل مع رسائل الآخرين بعناية.

كلمة أخيرة عن الاستبقاء

لا ينسى Teams شيئًا من تلقاء نفسه. البشر هم من يتولون النسيان، عبر إعداد اختاره شخص ما في قسم تكنولوجيا المعلومات، لأسباب وجيهة في الغالب، وكثيرًا ما رافقه إشعار قصير اكتفى معظم الموظفين بإلقاء نظرة سريعة عليه. وإذا كنت تعتمد على سجل الدردشة، فاعرف ما هو إعدادك الآن، ما دام هناك ما يمكن إنقاذه.