Per quanto tempo Microsoft Teams conserva le vostre chat? Dipende da chi ha impostato il timer

Quando il 19 agosto 2025 l'Università di Waterloo ha attivato la sua nuova regola su Microsoft Teams, aveva già avvisato il personale di cosa avrebbe visto: una riga in cima alle chat per segnalare che i messaggi meno recenti erano stati eliminati a causa dei criteri di conservazione dell'organizzazione («We've deleted older messages due to your organization's retention policy.»). Tutti i messaggi di chat più vecchi di 90 giorni sarebbero spariti e «non saranno recuperabili».

Quel banner è la risposta onesta a una domanda che ogni giorno qualcuno digita nei motori di ricerca: per quanto tempo Microsoft Teams conserva le mie chat? Teams di per sé non ha un limite fisso. Lo sceglie la vostra organizzazione, e la forbice è enorme. Abbiamo letto le policy pubblicate da una dozzina di università ed enti pubblici e abbiamo trovato cronologie delle chat cancellate dopo un periodo che va da sette a 400 giorni, con i 30 giorni come scelta più frequente.

Questo articolo spiega cosa fa Microsoft per impostazione predefinita, cosa scelgono davvero le organizzazioni (fonti alla mano), cosa significa davvero «eliminato» dietro le quinte e cosa potete fare se una conversazione vi sta a cuore.

La risposta breve

• Teams personale (la versione gratuita, teams.live.com): nessuna eliminazione automatica. Le chat restano finché non le eliminate voi o finché il vostro account Microsoft non viene chiuso.
• Teams aziendale o dell'istituto di istruzione, senza criteri di conservazione configurati: le chat vengono conservate a tempo indeterminato. Nulla scade da solo.
• Teams aziendale o dell'istituto di istruzione con criteri di conservazione: le chat vengono eliminate dopo il periodo stabilito dall'IT o dall'ufficio di gestione documentale. Nelle policy pubblicate riportate più avanti si va da 7 a 400 giorni.
• I post nei canali sono quasi sempre trattati diversamente dalle chat e di solito vengono conservati molto più a lungo.

Se vedete il banner che segnala l'eliminazione dei messaggi meno recenti, la vostra organizzazione applica un criterio di eliminazione. L'età del messaggio più vecchio ancora visibile in una chat molto attiva è un indizio abbastanza affidabile della sua durata.

L'impostazione predefinita di Microsoft: tenere tutto

Di serie, Teams non butta via alcun messaggio. Nella documentazione di Microsoft, l'eliminazione è qualcosa che un amministratore deve configurare con un criterio di conservazione, per quando «è necessario eliminare i messaggi di Teams per motivi di conformità». Finché nessuno lo fa, le chat non scadono. Due enti pubblici lo hanno detto chiaramente quando hanno cambiato rotta. Il Chief Records Officer della Columbia Britannica ha scritto in un memorandum del 2021 che Teams era stato distribuito in tutta l'amministrazione nell'aprile 2020 senza alcun criterio di conservazione o di eliminazione, per cui «tutti i record delle chat venivano conservati a tempo indeterminato». L'Università di Ottawa ha detto quasi la stessa cosa nel dicembre 2023.

I due avvisi raccontano la stessa storia dell'epoca della pandemia: Teams è stato attivato in fretta nel 2020, il discorso sulla gestione documentale è stato saltato ed è tornato d'attualità solo quando si erano ormai accumulati anni di chat informali. Diverse policy della tabella qui sotto risalgono a quella fase di recupero.

Cosa scelgono davvero le organizzazioni

Abbiamo cercato organizzazioni che pubblicano su una pagina pubblica il periodo di conservazione delle chat di Teams, e abbiamo tenuto solo quelle di cui abbiamo potuto leggere di persona il documento originale. Ecco cosa prevedono per le chat individuali e di gruppo.

Alcune cose saltano all'occhio.

Trenta giorni è la risposta predefinita. Cinque organizzazioni su dodici hanno scelto questo periodo, tra cui l'intera pubblica amministrazione della Columbia Britannica e tutti i dipendenti della contea di Sacramento, dove la policy aggiunge che non è prevista alcuna opzione di conservazione estesa. Ai responsabili della gestione documentale piacciono i 30 giorni perché coprono la tipica ricerca del tipo «cosa avevamo deciso la settimana scorsa?» e poco altro.

Le amministrazioni pubbliche tagliano più corto delle università. I due periodi più brevi appartengono a enti pubblici. Il Department of Ecology dello Stato di Washington ha comunicato al personale che WaTech, l'agenzia informatica dello Stato, aveva impostato l'eliminazione delle chat dopo sette giorni, e che le chat erano «pensate per avere natura transitoria». Le università si collocano tra i 90 giorni e un anno, anche perché un semestre è lungo. Ottawa ha scelto 150 giorni perché sono «l'equivalente di un semestre».

Non tutte le organizzazioni eliminano. La knowledge base IT della Michigan State University spiega che per impostazione predefinita i messaggi di chat di Teams «resteranno sempre visibili», con una conservazione più breve disponibile su richiesta. E Johns Hopkins dimostra che queste policy si possono anche ritirare. Nel luglio 2026 l'università ha annunciato che dal 15 ottobre le chat sarebbero state eliminate dopo 90 giorni; una nota della redazione sulla stessa pagina precisa che il 29 luglio, in risposta ai riscontri degli utenti, l'IT di Johns Hopkins ha deciso che l'iniziativa di eliminazione «per il momento non andrà avanti». Abbiamo escluso Johns Hopkins e Michigan State dal grafico perché nessuna delle due elimina attualmente le chat secondo una scadenza fissa.

Alcune policy vanno oltre Teams. La regola di un anno di UC Irvine copre anche Google Chat e la chat di Zoom. Quella dell'Oregon si applica a Teams, Zoom e Skype for Business. La regola dei 30 giorni della Vancouver Island University include esplicitamente le chat con i bot e le interazioni con Microsoft 365 Copilot.

Un'avvertenza sui dati: si tratta di un campione di organizzazioni che pubblicano le proprie regole, non di un'indagine su tutti i clienti di Microsoft 365. Le istituzioni pubbliche sono sovrarappresentate perché sono quelle che annunciano pubblicamente questo tipo di cambiamenti. La maggior parte delle aziende private non pubblica mai la propria impostazione.

Perché le organizzazioni eliminano le chat

Le motivazioni riportate in questi avvisi sono notevolmente coerenti, e vengono dalla gestione documentale più che dall'IT.

L'idea di fondo è quella del documento transitorio: un'informazione con valore a breve termine, come una telefonata o una chiacchierata in corridoio. I piani di conservazione consentono in genere di scartare il materiale transitorio una volta che ha esaurito la sua funzione. Diverse istituzioni inquadrano così le chat di Teams. Il memorandum della Columbia Britannica afferma che l'eliminazione automatica «dovrebbe evitare la necessità di "trattenere" inutilmente informazioni transitorie». Waterloo è più diretta: i messaggi di chat «non sono destinati a essere conservati».

Poi c'è il rischio. Ogni messaggio che un'organizzazione archivia può essere richiesto, cercato e prodotto. Il bollettino di Ecology, nello Stato di Washington, ricorda al personale che le chat sono soggette a richieste di accesso agli atti pubblici, alla produzione di documenti nei contenziosi e alle indagini interne, e invita a «dare per scontato che qualsiasi cosa scriviate nella Chat, compresi meme e sticker, possa essere vista dal pubblico». E i dati che non esistono più non possono nemmeno finire in un data breach, motivo che la UFV ha citato insieme ai costi di archiviazione.

Il punto debole è scritto nero su bianco negli avvisi della Columbia Britannica e di Ottawa: è «il contenuto di un messaggio di chat a determinare se è transitorio, non la forma». Una decisione, un'approvazione o un reclamo espressi in chat possono costituire un vero documento. Eliminare le chat a scadenza funziona solo se prima le parti importanti vengono spostate in un luogo permanente, ed è proprio il passaggio che la gente dimentica.

Cosa significa «eliminato dopo 30 giorni» dietro le quinte

La parte visibile è semplice: trascorso il periodo di conservazione, i messaggi spariscono dall'app. Dietro le quinte il meccanismo è più articolato, e spiega alcune cose che confondono gli utenti. Tutto quanto segue viene dalla documentazione di Microsoft, Informazioni sulla conservazione per Teams.

Teams conserva i messaggi in un servizio di chat basato su Azure. Ai fini della conformità, copia inoltre ogni messaggio di chat in una cartella nascosta della cassetta postale di Exchange di ciascun partecipante alla chat; i messaggi dei canali finiscono nella cassetta postale di gruppo del team. I criteri di conservazione agiscono su queste copie nelle cassette postali.

Quando un messaggio supera il periodo di conservazione, un processo timer di Exchange (la cui esecuzione, secondo Microsoft, «richiede in genere da 1 a 7 giorni») lo sposta in una cartella nascosta chiamata SubstrateHolds. A quel punto Teams riceve l'ordine di eliminarlo e il messaggio sparisce dall'app. Resta in SubstrateHolds per almeno un altro giorno e viene eliminato definitivamente alla successiva esecuzione del processo. L'esempio fornito dalla stessa Microsoft: un criterio impostato per eliminare dopo un giorno può impiegare fino a 16 giorni prima che il messaggio sparisca per sempre e non compaia più nelle ricerche di eDiscovery.

Ci sono tre conseguenze da conoscere.

Il conto alla rovescia parte quando il messaggio viene inviato. La conservazione si basa sulla data di creazione, non sull'ultima attività della chat. Una conversazione di due anni fa a cui qualcuno ha risposto ieri perde comunque tutto ciò che è più vecchio del limite.

I blocchi conservano una copia che voi non vedete. Se una cassetta postale è sottoposta a blocco a fini giudiziari, a blocco di eDiscovery o a un altro criterio di conservazione che mantiene i dati, Microsoft spiega che i messaggi «non saranno più visibili nell'app Teams, ma continueranno a essere individuabili con eDiscovery». Quindi «sparito dal mio schermo» e «sparito» non sono la stessa cosa. Il vostro datore di lavoro potrebbe essere ancora in grado di produrre un messaggio che voi non riuscite più a leggere.

Vince l'organizzazione più severa della chat, almeno sullo schermo. Quando un criterio di conservazione elimina un messaggio, Teams lo rimuove «per tutti gli utenti della conversazione», comprese le persone di un'altra organizzazione con un criterio più lungo o senza alcun criterio. Microsoft dedica un articolo di risoluzione dei problemi proprio a questa sorpresa. UC Irvine ne avverte direttamente il personale: se qualcuno in una chat ha un criterio più restrittivo, si applica quel periodo più breve. Se chattate con un'organizzazione partner che elimina dopo 30 giorni, anche la vostra parte della conversazione sparisce dalla vista dopo 30 giorni, persino se il vostro datore di lavoro conserva tutto.

Qualche altro dettaglio dalla stessa documentazione: i file condivisi in chat non rientrano nella conservazione delle chat di Teams (si trovano nel OneDrive di chi li ha inviati e ne seguono le regole, ed è per questo che diversi degli avvisi citati rassicurano il personale sul fatto che i file condivisi non verranno toccati). I frammenti di codice, i memo vocali registrati nell'app per dispositivi mobili e le reazioni emoji degli altri non vengono conservati affatto. E quando eliminate un vostro messaggio, questo sparisce subito dall'app, ma viene spostato in SubstrateHolds solo dopo 21 giorni.

Quando lasciate l'organizzazione

Cambiare lavoro o laurearsi è il momento in cui la maggior parte delle persone scopre quanto poco controllo abbia. Non appena il vostro account aziendale o dell'istituto di istruzione viene disattivato, perdete l'accesso a Teams e, con esso, a tutte le chat. Cosa succede poi ai dati dipende dal vostro ex datore di lavoro. Se siete coperti da un criterio di conservazione che mantiene i messaggi di Teams, Microsoft spiega che la vostra cassetta postale diventa una cassetta postale inattiva e che le chat restano ricercabili dal team di conformità dell'organizzazione. In assenza di un criterio, prima o poi i dati vengono eliminati insieme all'account. La policy della contea di Sacramento, per esempio, conserva per 90 giorni la cassetta postale di un dipendente cessato, a meno che un ufficio non chieda una proroga.

Le altre persone delle vostre chat conservano le loro copie, soggette alle stesse regole di conservazione. Voi no.

Microsoft non mette a disposizione dei normali utenti aziendali e scolastici alcun pulsante integrato per «esportare le mie chat»; l'esportazione dei dati di Teams di un'organizzazione è una funzione riservata all'amministrazione e alla conformità. Se state pensando di cambiare lavoro, leggete la nostra guida su come esportare le chat di Teams prima di lasciare un lavoro, e fatelo prima dell'ultimo giorno, non dopo.

Teams personale è un'altra storia

La versione gratuita e personale di Teams (su teams.live.com, con un account Microsoft personale) non fa capo ad alcuna organizzazione e quindi non ha criteri di conservazione. Le chat restano finché non le eliminate.

Il modo principale per perderle è perdere l'account. La policy sull'attività degli account di Microsoft prevede che l'azienda possa chiudere gli account Microsoft inutilizzati da due anni. Microsoft offre anche un'esportazione ufficiale per Teams personale: la si richiede dalla pagina di esportazione, si attende che sia pronta e si scarica un archivio che contiene i messaggi in un file JSON, completo ma tutt'altro che piacevole da leggere.

Come scoprire la regola della vostra organizzazione

• Cercate il banner. Un messaggio in cima a una chat che indica che i messaggi meno recenti sono stati eliminati a causa dei criteri di conservazione dell'organizzazione («We've deleted older messages due to your organization's retention policy») significa che è attivo un criterio di eliminazione.
• Controllate il messaggio più vecchio di una chat di lunga data. Se niente risale a più di un mese circa, o a più di un anno circa, avete la risposta.
• Cercate nella intranet o nel sito di assistenza IT «conservazione chat Teams». Molte organizzazioni la pubblicano, come mostra la tabella qui sopra.
• Chiedete all'IT o al responsabile della gestione documentale. Potranno anche dirvi se i post nei canali seguono una regola diversa, cosa che succede quasi sempre.

Conservare ciò che conta

Se la vostra organizzazione elimina le chat, il consiglio ufficiale di quasi tutti gli avvisi che abbiamo letto è lo stesso: spostate tutto ciò che costituisce un vero documento in un canale, in un sito SharePoint o nel sistema di gestione documentale dell'organizzazione. È la risposta giusta per le decisioni di lavoro, e lascia le informazioni dove i colleghi possono trovarle.

A volte, però, serve una copia personale: un disaccordo con un responsabile, una segnalazione di molestie, la prova di un accordo o semplicemente anni di conversazioni con un collega con cui non lavorerete più. Copiare e incollare una conversazione lunga è lento e fa perdere date e nomi. È il vuoto che il nostro Chat Exporter for Teams è nato per colmare. Si tratta di un'estensione per Chrome che legge le vostre chat nell'app web di Teams (account aziendali, scolastici o personali) e le salva in PDF, Excel/CSV, testo, HTML o JSON, senza bisogno di diritti di amministratore. Può anche generare un PDF datato con un'impronta SHA-256, utile a dimostrare che il file non è stato modificato dopo l'esportazione; la nostra guida su come salvare una chat di Teams come prova spiega come fare. Può esportare solo ciò che è ancora visibile per voi, quindi funziona prima che un criterio di conservazione rimuova i messaggi, non dopo.

Un avvertimento: le chat di lavoro appartengono al vostro datore di lavoro, e alcune organizzazioni ne limitano la copia. Verificate le policy sull'uso accettabile e sulla gestione documentale prima di esportare conversazioni di lavoro, e trattate con riguardo i messaggi degli altri.

Un'ultima parola sulla conservazione

Teams non dimentica nulla da solo. A dimenticare sono le persone, attraverso un'impostazione scelta da qualcuno nell'IT, di solito per buoni motivi, spesso annunciata con un breve avviso che la maggior parte del personale ha letto di sfuggita. Se contate sulla cronologia delle chat, scoprite subito qual è la vostra impostazione, finché c'è ancora qualcosa da salvare.