Wie lange speichert Microsoft Teams Ihre Chats? Das hängt davon ab, wer die Uhr gestellt hat

Als die University of Waterloo am 19. August 2025 ihre neue Regel für Microsoft Teams aktivierte, kündigte sie den Beschäftigten an, was sie sehen würden: einen Hinweis oben in ihren Chats mit dem Text „Wir haben ältere Nachrichten aufgrund der Aufbewahrungsrichtlinie Ihrer Organisation gelöscht“ (im englischen Original: „We've deleted older messages due to your organization's retention policy.“). Jede Chatnachricht, die älter als 90 Tage ist, werde gelöscht und sei „nicht wiederherstellbar“.

Dieses Banner ist die ehrliche Antwort auf eine Frage, die jeden Tag in Suchmaschinen eingetippt wird: Wie lange speichert Microsoft Teams meine Chats? Teams selbst kennt keine feste Frist. Die legt Ihre Organisation fest, und die Spanne ist enorm. Wir haben die veröffentlichten Richtlinien von einem Dutzend Universitäten und Behörden gelesen: Dort werden Chatverläufe nach irgendwo zwischen sieben und 400 Tagen gelöscht, am häufigsten nach 30 Tagen.

Dieser Artikel erklärt, was Microsoft standardmäßig tut, wofür sich Organisationen tatsächlich entscheiden (mit Quellen), was „gelöscht“ hinter den Kulissen wirklich bedeutet und was Sie tun können, wenn Ihnen ein Gespräch wichtig ist.

Die kurze Antwort

• Privates Teams (die kostenlose Version, teams.live.com): keine automatische Löschung. Ihre Chats bleiben erhalten, bis Sie sie löschen oder Ihr Microsoft-Konto geschlossen wird.
• Teams mit Geschäfts- oder Schulkonto, ohne konfigurierte Aufbewahrungsrichtlinie: Chats werden unbegrenzt aufbewahrt. Nichts läuft von selbst ab.
• Teams mit Geschäfts- oder Schulkonto und Aufbewahrungsrichtlinie: Chats werden nach der Frist gelöscht, die Ihre IT oder Ihre Schriftgutverwaltung festgelegt hat. In den unten aufgeführten veröffentlichten Richtlinien reicht das von 7 bis 400 Tagen.
• Kanalbeiträge werden fast immer anders behandelt als Chats und meist deutlich länger aufbewahrt.

Wenn Sie das Banner „Wir haben ältere Nachrichten gelöscht“ sehen, hat Ihre Organisation eine Löschrichtlinie. Das Alter der ältesten noch sichtbaren Nachricht in einem viel genutzten Chat ist ein recht guter Hinweis darauf, wie lang die Frist ist.

Microsofts Standard: alles behalten

Ab Werk wirft Teams keine Nachrichten weg. In Microsofts Dokumentation ist das Löschen etwas, das ein Administrator per Aufbewahrungsrichtlinie einrichten muss, für den Fall, dass „Sie Teams-Nachrichten aus Compliancegründen löschen müssen“. Solange das niemand tut, laufen Chats nicht ab. Zwei Behörden haben das unmissverständlich formuliert, als sie umsteuerten. Der Chief Records Officer von British Columbia schrieb in einem Memo von 2021, Teams sei im April 2020 in der gesamten Verwaltung ohne Aufbewahrungs- oder Löschrichtlinien eingeführt worden, weshalb „alle Chat-Aufzeichnungen unbegrenzt aufbewahrt“ worden seien. Die University of Ottawa sagte im Dezember 2023 fast dasselbe.

Beide Mitteilungen erzählen dieselbe Geschichte aus der Pandemiezeit: Teams wurde 2020 in aller Eile eingeschaltet, die Frage der Schriftgutverwaltung wurde übersprungen und kam erst wieder auf den Tisch, als sich jahrelang informelle Chats angehäuft hatten. Mehrere Richtlinien in der Tabelle unten stammen aus dieser Phase des Nachholens.

Wofür sich Organisationen tatsächlich entscheiden

Wir haben nach Organisationen gesucht, die ihre Aufbewahrungsfrist für Teams-Chats auf einer öffentlichen Seite angeben, und nur jene aufgenommen, deren Originaldokument wir selbst lesen konnten. Das sagen sie über Einzel- und Gruppenchats.

Einiges fällt auf.

Dreißig Tage sind die Standardantwort. Fünf der zwölf haben sich dafür entschieden, darunter der gesamte öffentliche Dienst von British Columbia und alle Beschäftigten von Sacramento County, wo die Richtlinie eigens festhält, dass es keine Möglichkeit einer verlängerten Aufbewahrung gibt. Schriftgutverwalter mögen 30 Tage, weil das die typische Frage „Was hatten wir letzte Woche vereinbart?“ abdeckt und kaum mehr.

Behörden wählen kürzere Fristen als Universitäten. Die beiden kürzesten Fristen haben öffentliche Stellen. Washingtons Department of Ecology teilte den Beschäftigten mit, WaTech, die IT-Behörde des Bundesstaats, habe Chats auf Löschung nach sieben Tagen eingestellt, und Chats seien „ihrem Wesen nach als flüchtig gedacht“. Universitäten liegen meist zwischen 90 Tagen und einem Jahr, auch weil ein Semester lang ist. Ottawa wählte 150 Tage, weil das „einem Semester entspricht“.

Nicht jede Organisation löscht. Laut der IT-Wissensdatenbank der Michigan State University bleiben Teams-Chatnachrichten dort standardmäßig „immer sichtbar“; eine kürzere Aufbewahrung gibt es auf Anfrage. Und Johns Hopkins zeigt, dass solche Richtlinien auch wieder zurückgenommen werden können. Im Juli 2026 kündigte die Universität an, Chats ab dem 15. Oktober nach 90 Tagen zu löschen; laut einer Anmerkung der Redaktion auf derselben Seite entschied die IT von Johns Hopkins am 29. Juli nach Rückmeldungen aus der Nutzerschaft, die Löschinitiative werde „vorerst nicht weiterverfolgt“. Johns Hopkins und Michigan State haben wir nicht in das Diagramm aufgenommen, weil derzeit keine der beiden Chats nach festem Zeitplan löscht.

Manche Richtlinien reichen über Teams hinaus. Die Ein-Jahres-Regel der UC Irvine gilt auch für Google Chat und den Zoom-Chat. Die Regel in Oregon umfasst Teams, Zoom und Skype for Business. Die 30-Tage-Regel der Vancouver Island University schließt ausdrücklich Bot-Chats und Interaktionen mit Microsoft 365 Copilot ein.

Eine Einschränkung zu den Daten: Es handelt sich um eine Stichprobe von Organisationen, die ihre Regeln veröffentlichen, nicht um eine Erhebung unter allen Microsoft-365-Kunden. Öffentliche Einrichtungen sind überrepräsentiert, weil gerade sie solche Änderungen öffentlich ankündigen. Die meisten Privatunternehmen veröffentlichen ihre Einstellung überhaupt nicht.

Warum Organisationen Chats überhaupt löschen

Die Begründungen in diesen Mitteilungen sind bemerkenswert einheitlich, und sie kommen aus der Schriftgutverwaltung, nicht aus der IT.

Im Zentrum steht die flüchtige Aufzeichnung (transitory record): Informationen mit kurzfristigem Wert, wie ein Telefonat oder ein Gespräch auf dem Flur. Aufbewahrungspläne erlauben es Organisationen in der Regel, solches Material zu vernichten, sobald es seinen Zweck erfüllt hat. Mehrere Einrichtungen ordnen Teams-Chats genau so ein. Laut dem Memo aus British Columbia „sollte die automatische Löschung vermeiden, dass flüchtige Informationen unnötig ‚vorgehalten‘ werden müssen“. Waterloo sagt es unverblümter: Chatnachrichten „sind nicht zur Aufbewahrung gedacht“.

Dazu kommt das Risiko. Jede Nachricht, die eine Organisation speichert, kann angefordert, durchsucht und herausgegeben werden. Das Ecology-Bulletin aus Washington erinnert die Beschäftigten daran, dass Chats Anträgen auf Akteneinsicht, der Offenlegung in Gerichtsverfahren und internen Untersuchungen unterliegen, und rät: „Gehen Sie davon aus, dass alles, was Sie in den Chat stellen, einschließlich Memes und Stickern, von der Öffentlichkeit gesehen werden kann.“ Daten, die nicht mehr existieren, können außerdem bei einem Sicherheitsvorfall nicht abfließen. Die UFV nannte das neben den Speicherkosten als einen ihrer Gründe.

Den Haken benennen die Mitteilungen aus British Columbia und aus Ottawa gleichermaßen: Es ist „der Inhalt einer Chatnachricht, der bestimmt, ob sie flüchtig ist, und nicht die Form“. Eine Entscheidung, eine Genehmigung oder eine Beschwerde im Chat kann ein echtes, aufbewahrungswürdiges Dokument sein. Chats per Zeitschaltuhr zu löschen funktioniert nur, wenn die Leute das Wichtige vorher an einen dauerhaften Ort verschieben, und genau diesen Schritt vergessen sie.

Was „nach 30 Tagen gelöscht“ hinter den Kulissen bedeutet

Der sichtbare Teil ist einfach: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist verschwinden die Nachrichten aus der App. Im Hintergrund ist es komplizierter, und das erklärt einiges, was Nutzer verwirrt. Alles Folgende stammt aus Microsofts Dokumentation Informationen zur Aufbewahrung für Teams.

Teams speichert Nachrichten in einem Azure-basierten Chatdienst. Aus Compliancegründen kopiert es außerdem jede Chatnachricht in einen verborgenen Ordner im Exchange-Postfach jeder Person im Chat; Kanalnachrichten landen im Gruppenpostfach des Teams. Aufbewahrungsrichtlinien wirken auf diese Postfachkopien.

Hat eine Nachricht ihre Aufbewahrungsfrist überschritten, verschiebt ein Exchange-Timerjob (dessen Ausführung laut Microsoft „in der Regel 1–7 Tage dauert“) sie in einen verborgenen Ordner namens SubstrateHolds. In diesem Moment erhält Teams den Befehl, sie zu löschen, und sie verschwindet aus der App. Sie bleibt mindestens einen weiteren Tag in SubstrateHolds und wird beim nächsten Durchlauf des Jobs endgültig gelöscht. Microsofts eigenes Beispiel: Bei einer Richtlinie, die nach einem Tag löscht, kann es bis zu 16 Tage dauern, bis die Nachricht endgültig weg ist und in eDiscovery-Suchen nicht mehr auftaucht.

Drei Folgen sollte man kennen.

Die Uhr läuft ab dem Senden der Nachricht. Die Aufbewahrung richtet sich nach dem Erstellungsdatum, nicht danach, wann im Chat zuletzt etwas los war. Ein zwei Jahre alter Thread, auf den gestern jemand geantwortet hat, verliert trotzdem alles, was älter als die Frist ist.

Sperren behalten eine Kopie, die Sie nicht sehen. Unterliegt ein Postfach einem Beweissicherungsverfahren (Litigation Hold), einer eDiscovery-Sperre oder einer anderen Aufbewahrungsrichtlinie, die Daten behält, sind Nachrichten laut Microsoft „in der Teams-App nicht mehr sichtbar, können aber weiterhin mit eDiscovery gefunden werden“. „Von meinem Bildschirm verschwunden“ und „verschwunden“ sind also nicht dasselbe. Ihr Arbeitgeber kann eine Nachricht womöglich noch herausgeben, die Sie selbst nicht mehr lesen können.

Die strengste Organisation im Chat setzt sich durch, zumindest auf dem Bildschirm. Löscht eine Aufbewahrungsrichtlinie eine Nachricht, entfernt Teams sie „für alle Benutzer in der Unterhaltung“, auch für Personen aus einer anderen Organisation mit längerer oder gar keiner Richtlinie. Microsoft hat für genau diese Überraschung einen eigenen Artikel zur Problembehandlung. Die UC Irvine warnt ihre Beschäftigten ausdrücklich davor: Hat jemand im Chat eine restriktivere Richtlinie, gilt diese kürzere Frist. Chatten Sie mit einer Partnerorganisation, die nach 30 Tagen löscht, verschwindet auch Ihre Seite des Gesprächs nach 30 Tagen aus der Ansicht, selbst wenn Ihr eigener Arbeitgeber alles behält.

Einige weitere Details aus derselben Dokumentation: In einem Chat geteilte Dateien fallen nicht unter die Aufbewahrung für Teams-Chats (sie liegen im OneDrive des Absenders und folgen dessen Regeln; deshalb versichern mehrere der oben genannten Mitteilungen den Beschäftigten, dass ihre geteilten Dateien unangetastet bleiben). Codeausschnitte, in der mobilen App aufgenommene Sprachnachrichten und die Emoji-Reaktionen anderer Personen werden von der Aufbewahrung überhaupt nicht erfasst. Und wenn Sie eine eigene Nachricht löschen, verschwindet sie sofort aus der App, wird aber erst nach 21 Tagen nach SubstrateHolds verschoben.

Wenn Sie die Organisation verlassen

Beim Jobwechsel oder nach dem Studienabschluss merken die meisten, wie wenig Kontrolle sie haben. Sobald Ihr Geschäfts- oder Schulkonto deaktiviert ist, verlieren Sie den Zugriff auf Teams und damit auf jeden Chat. Was danach mit den Daten geschieht, hängt von Ihrem früheren Arbeitgeber ab. Gilt für Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie, die Teams-Nachrichten behält, wird Ihr Postfach laut Microsoft zu einem inaktiven Postfach, und die Chats bleiben für das Compliance-Team der Organisation durchsuchbar. Ohne eine solche Richtlinie werden die Daten irgendwann mit dem Konto gelöscht. Die Richtlinie von Sacramento County etwa bewahrt das Postfach ausgeschiedener Beschäftigter 90 Tage lang auf, sofern eine Abteilung keine Verlängerung beantragt.

Die anderen Personen in Ihren Chats behalten ihre Kopien, unter denselben Aufbewahrungsregeln. Sie nicht.

Microsoft gibt normalen Nutzern von Geschäfts- und Schulkonten keine eingebaute Schaltfläche „Meine Chats exportieren“; der Export von Teams-Daten der Organisation ist eine Funktion für Admins und Compliance. Wenn Sie einen Wechsel planen, lesen Sie unseren Leitfaden zum Exportieren von Teams-Chats vor dem Jobwechsel, und erledigen Sie das vor Ihrem letzten Arbeitstag, nicht danach.

Privates Teams ist ein anderes Thema

Die kostenlose, private Version von Teams (auf teams.live.com, angemeldet mit einem persönlichen Microsoft-Konto) hat keine Organisation und damit keine Aufbewahrungsrichtlinie. Chats bleiben, bis Sie sie löschen.

Verlieren können Sie sie vor allem, indem Sie das Konto verlieren. Laut Microsofts Richtlinie zur Kontoaktivität kann Microsoft Konten schließen, die zwei Jahre lang nicht genutzt wurden. Für privates Teams bietet Microsoft außerdem einen offiziellen Export an: Sie beantragen ihn auf der Exportseite, warten, bis er vorbereitet ist, und laden ein Archiv herunter, das Ihre Nachrichten als JSON-Datei enthält: vollständig, aber nicht angenehm zu lesen.

So finden Sie die Regel Ihrer Organisation heraus

• Achten Sie auf das Banner. „Wir haben ältere Nachrichten aufgrund der Aufbewahrungsrichtlinie Ihrer Organisation gelöscht“ oben in einem Chat bedeutet, dass eine Löschrichtlinie aktiv ist.
• Prüfen Sie die älteste Nachricht in einem langjährigen Chat. Ist nichts älter als ungefähr einen Monat oder ungefähr ein Jahr, haben Sie Ihre Antwort.
• Durchsuchen Sie Ihr Intranet oder die Hilfeseiten Ihrer IT nach „Teams Chat Aufbewahrung“. Viele Organisationen veröffentlichen die Frist, wie die Tabelle oben zeigt.
• Fragen Sie die IT oder die Schriftgutverwaltung. Dort erfahren Sie auch, ob für Kanalbeiträge eine andere Regel gilt, was fast immer der Fall ist.

Sichern, was wichtig ist

Wenn Ihre Organisation Chats löscht, lautet der offizielle Rat in fast jeder Mitteilung, die wir gelesen haben, gleich: Verschieben Sie alles, was eine echte Aufzeichnung ist, in einen Kanal, eine SharePoint-Website oder das Schriftgutsystem Ihrer Organisation. Für dienstliche Entscheidungen ist das die richtige Antwort, und die Information bleibt dort, wo Kolleginnen und Kollegen sie finden.

Manchmal brauchen Sie aber eine eigene Kopie: bei einem Konflikt mit der Führungskraft, für eine Beschwerde wegen Belästigung, als Nachweis einer Vereinbarung oder einfach für jahrelange Unterhaltungen mit einem Kollegen, mit dem Sie künftig nicht mehr zusammenarbeiten. Einen langen Thread per Kopieren und Einfügen zu sichern ist mühsam, und Datumsangaben und Namen gehen dabei verloren. Genau für diese Lücke haben wir unseren Chat Exporter for Teams entwickelt. Die Chrome-Erweiterung liest Ihre eigenen Chats in der Teams-Web-App (Geschäfts-, Schul- oder private Konten) und speichert sie als PDF, Excel/CSV, Text, HTML oder JSON, ganz ohne Administratorrechte. Sie kann außerdem ein datiertes PDF mit SHA-256-Fingerabdruck erzeugen, mit dem sich belegen lässt, dass die Datei seit dem Export nicht verändert wurde; wie das geht, erklärt unser Leitfaden zum Sichern eines Teams-Chats als Beweismittel. Exportieren kann sie nur, was für Sie noch sichtbar ist. Sie hilft also, bevor eine Aufbewahrungsrichtlinie Nachrichten entfernt, nicht danach.

Ein Wort der Vorsicht: Dienstliche Chats gehören Ihrem Arbeitgeber, und manche Organisationen schränken das Kopieren ein. Prüfen Sie Ihre Nutzungs- und Aufbewahrungsrichtlinien, bevor Sie dienstliche Unterhaltungen exportieren, und gehen Sie mit den Nachrichten anderer sorgsam um.

Ein letztes Wort zur Aufbewahrung

Teams vergisst von sich aus nichts. Das Vergessen besorgen Menschen, über eine Einstellung, die jemand in der IT gewählt hat, meist aus guten Gründen, oft angekündigt mit einer kurzen Mitteilung, die die meisten Beschäftigten nur überflogen haben. Wenn Sie auf Ihren Chatverlauf angewiesen sind, finden Sie jetzt heraus, wie Ihre Einstellung lautet, solange es noch etwas zu sichern gibt.